گزارشگری حسابرسی داخلی
با وجودی که مراحل هشتگانه حسابرسی را به درستی با تفصیل زیاد تا این جای کتاب مورد بحث قرار دادیم اما میتوان گفت که حسابرسی دارای دو مرحله اصلی است. 1- مقایسه آنچه که هست با آنچه که باید باشد و 2- گزارشگری حسابرسی داخلی همراه با پیشنهادهایی درباره آنچه که باید انجام شود.
آنچه که یافت و گزارش میشود در مدیران و مسئولان قسمت مورد رسیدگی اشتیاق توام با نگرانی به وجود میآورد. آنان نیز همانند هر کس دیگر میخواهند دیگران درباره آنان چنین فکر کنند که آنان کار خود را به خوبی انجام میدهند و مسایل و مشکلات را پیش از آن حقیقت یابی خود را تمام میکنند قسمتهای مورد رسیدگی به کار روزمره خود ادامه میدهند و به انتظار دریافت گزارش حسابرس میمانند و بسیار علاقمندند تا بدانند گزارش حسابرس چه میگوید و مطالب آن چگونه بیان شده است.
گزارشگری حسابرسی داخلی
در این فصل مطالب زیر را مورد بحث قرار میدهیم:
موارد استفاده و اهمیت گزارشهای حسابرسان
اثربخشی تکنیکهای نگارشی
شکل اصلی گزارش حسابرس.
چگونگی ارائه نظرهای حسابرس داخلی در گزارشها.
واکنشهای قسمت مورد رسیدگی در گزارشهای حسابرس.
بررسی ویرایش، و آرایش گزارش.
توزیع و نگهداری گزارش.
گزارشگری میان دورهای.
پایه و اساس کار، اصول و استانداردهاست و در هر گزارش حسابرس داخلی باید به کار گرفته شود. گزارش حسابرس یک مدرک رسمی و با اهمیت است که مسایل جدی را گزارش میکند. تهیه و ارائه آن نیز مستلزم توجه جدی میباشد.
استانداردهای گزارشگری حسابرسی داخلی
گزارشگری حسابرسی داخلی
اهمیت گزارش حسابرس، در استانداردهای تخصصی حسابرسی داخلی به تفصیل و به شرح زیر آمده است:
استاندارد شماره 430- گزارش نتایج
- پس از اتمام هر حسابرسی باید یک گزارش کتبی، تهیه، امضا و ارائه شود. گزارشهای میان دورهای را میتوان کتبی یا شفاهی و به صورت رسمی یا غیررسمی ارائه کرد.
- حسابرس داخلی باید پیش از صدور گزارش نهایی، نتایج کار حسابرسی را با سطوح مناسبی از مدیریت قسمت مورد رسیدگی در میان گذارد.
- گزارشها(ی حسابرسی) باید واقعی، روشن، کوتاه، سازنده و به موقع باشد.
- گزارشها (ی حسابرسی) باید هدف، دامنه و نتایج حسابرسی را بیان کند؛ و در صورت لزوم باید حاوی نظر حسابرس باشد.
- گزارش حسابرسی) میتواند شامل پیشنهادهایی برای بهبود و اصلاح کارها و روشها، و بیان کننده عملکردهای رضایت بخش و اقدامهای اصلاحی باشد.
- دیدگاههای قسمت مورد رسیدگی درباره نتایج یا پیشنهادهای حسابرسی را میتوان در گزارش حسابرسی آورد.
- رییس حسابرسی داخلی یا دارنده امضای مجاز باید گزارش نهایی حسابرس را پیش از صدور، بررسی و تایید کند و درباره دریافت کنندگان آن، تصمیم بگیرد.
استاندارد 430 به شرح رهنمودهای هفتگانه بالا، در اثر تجربه و موفقیت به وجود آمده است.
گزارشگری حسابرسی داخلی
صِرف به کارگیری این رهنمودها توسط حسابرسان داخلی در پهنه گیتی، تاییدی است بر اعتبار جهانی آنها. خوانندگان باید تفسیرهای رسمی مربوط به این رهنمودها را در استانداردهای حسابرسی داخلی شماره 2 با عنوان گزارش نتایج (حسابرسی) مطالعه و بررسی کنند.
موارد استفاده و اهمیت گزارشهای حسابرسان
ضرورت و نیاز به حسابرسی داخلی و گزارش نتایج آن، برای کمتر کسی پرسش برانگیز است. گرچه عامل اصلی ایجاد و حفظ واحد حسابرسی داخلی در سازمان، مدیریت ارشد است اما، گزارشهای حسابرسی داخلی به درد بخشهای مختلف سازمان به غیر از مدیریت رده بالای آن نیز میخورد.
این بخشها عبارتند از:
- خود حسابرسان (داخلی).
- مدیریت اجرایی.
- حسابرسان مستقل قسمت مورد رسیدگی.
- مراجع دولتی یا دادگاهها.
چگونگی استفاده حسابرسان از گزارش حسابرسان
گزارشگری حسابرسی داخلی
1- گزارشها (ی حسابرسان) هدف، دامنه و نتایج کار حسابرسی را برای حسابرسان خلاصه میکند. گزارشهای حسابرسان، مدارکی است از کارهای حسابرسی انجام شده. آنها مدیریت را از فعایتهای حسابرسی داخلی آگاه میکنند و مدرکی کتبی از عملکرد حسابرسی داخلی میباشند. گزارشهای حسابرسان، منبع اصلی برای ارزیابی کار انجام شده توسط حسابرس است.
2- گزارشها (ی حسابرسان) عاملی است برای تقویت کنترلها. حسابرسان، مدافع کارایی، اثربخشی فعالیتها و کنترلهایی هستند که سازمان را در دستیابی به هدفهای خود یاری میکند. مواردی که به گونهای رسمی گزارش میشوند معمولاً حس توجه، تعهد و برطرف کردن دشواریها را بیشتر برمیانگیزانند تا مواردی که به صورت غیررسمی گزارش میشود.
3- گزارشهای حسابرسان کار آموزش و تربیت کارکنان حسابرسی را آسان میکند. حسابرسان با شکل گیری یک گزارش حسابرس آموزشهای لازم را درباره سازماندهی و ترتیب ارائه نظر و ایدههای حسابرسی فرا میگیرند. تهیه، ویرایش، بررسی، تکمیل و ارائه گزارش حسابرس، سطح مهارتهای فنی و گفتاری حسابرسان را بالا میبرد.
4- گزارشهای حسابرسان ارزیابی کار حسابرسان را آسان میکند. مهارتهای فنی و تخصصی حسابرسان در گزارش حسابرس آشکار میشود. بررسی گزارش حسابرس توسط یکی از مدیران حسابرسی امکان ارزیابی مهارتهای فردی و میزان پیشرفت حسابرسانی را فراهم میکند که گزارش را تهیه کردهاند.
چگونگی استفاده مدیریت اجرایی از گزارش حسابرس
: مدیریت اجرایی شامل روسای بخشها، مدیران، سرپرستان و است. این افراد مسئول اثربخشی عملیات روزانه میباشند.
گزارشگری حسابرسی داخلی
1- گزارشهای حسبارسان مانند یک برنامه کار انگیزه لازم را برای بهبود و پیشرفت عملیات به وجود میآورند. واحد حسابرسی داخلی به خودی خود یک عامل اصلاح کننده در سازمان است که اقدام نسبت به مسایل مستلزم توجه را سبب میشود. مدیران اجرایی به طور روزافزون به حسابرسی داخلی به دیده بررسیهای هدفمندی مینگرند که توسط کسانی انجام میشود که برای تجزیه و تحلیل و ارزیابی فعالیتها فرایندها و روشها آموزش دیده اند.
2- گزارشهای حسابرسان میتوانند عامل پشتیبان برای مواردی باشند که نیازمند توجه مدیریت رده بالای سازمان است. مواردی وجود دارد که مدیران اجرایی مایلند برخی نکات عملیاتی یا کنترلی را با مدیریت رده بالای سازمان مطرح کنند اما به دلیل سیاستهای درون سازمانی ترس از اقدامهای تلافی جویانه و نظایر آن از این کار پرهیز میکنند. حسابرسان میتوانند این کار را بدون ترس یا تردید از طریق گزارش حسابرس انجام دهند.
3- گزارشهای حسابرسان برای مدیران اجرایی پر مشغله همانند پنجرهای است که به سوی عمیات گشوده میشود. مدیران برای پیدا کردن نقاط حساس عملیات یا موارد نیازمند به توجه شخص آنان معمولاً شاخصهایی را به وجود میآورند. اما از آنجا که مدیران نمیتوانند همه چیز را ببینند پس نمیتوانند موارد با اهمیت را نیز به گونهای اثربخش نظارت و سرپرستی کنند.
4- گزارشهای حسابرسان به ارزیابی عملکرد اجرایی کمک میکنند. گزارشهای حسابرسان معمولاً به این جهت تهیه نمیشوند تا صرفاً یک برگه گزارش باشند بلکه میتوانند منبعی برای افشای عملکردهای خوب و همچنین بد باشند.
گزارشگری حسابرسی داخلی
چگونگی استفاده مدیریت ارشد از گزارش حسابرس
: مدیریت اجرایی شامل روسای بخش، مدیران، سرپرستان و… است. این افراد مسئول اثربخشی عمیات روزانه میباشند.
1- گزارشهای حسابرسان، جزئیات عملیات و کنترلهایی را بیان میکنند که در دیگر گزارشها یافت نمیشود.
2- گزارشهای حسابرسان اطلاعاتی واقعی را ارائه میدهند که ممکن است از راههای دیگر در اختیار مدیریت ارشد سازمان قرار نگیرد.
3- گزارشهای حسابرسان اطلاعاتی را درباره فعالیتهای حسابرسی ارائه میدهند تا مدیریت بتواند درباره حسابرسی شدن مسایل پر اهمیت یا با خطر بالا قضاوت کند.
4- گزارشهای حسابرسان انضباط کاری به وجود میآورند. همین که قسمتهای مورد رسیدگی میدانند گزارشهای حسابرسان در اختیار مدیریت ارشد سازمان قرار میگیرد سبب میشود تا آنها فعالیتهای خود را بهتر کنترل کنند.
چگونگی استفاده دیگران از گزارشهای حسابرسان
: گزارشهای حسابرسان داخلی میتواند منبع اطلاعاتی با ارزشی برای حسابرسان مستقل باشد. گزارشهای حسابرسان داخلی علاوه بر این که سطح آگاهی حسابرسان مستقل را درباره فعالیتهای مورد نظرشان بالا میبرد به آنان کمک میکند تا کار حسابرسی داخلی را از این دیدگاه ارزیابی کنند که تا چه میزان میتوانند در بخشهایی از رسیدگیهای خود به آن اتکا کنند. گزارشهای حسابرسان داخلی میتواند حسابرسان مستقل را متوجه مسایل خاص نیز بکند و در پرهیز از دوباره کاریها به آنان یاری رساند.
گزارش حسابرسان داخلی میتواند مقامات ذیصلاح قانونی را در حصول اطمینان از نحوه عملهای مورد نظرشان یاری رساند اما در مواردی که گزارشهای حسابرسان داخلی حاوی اطلاعات حساس مربوط به سازمان است هم مدیریت و هم حسابرس داخلی باید توجه داشته باشند که آن اطلاعات میتواند بنا به درخواست دادگاه نزد دیگران نیز فاش شود. چنانچه یک گزارش خطاب به وکیل حقوقی تهیه و نسخهای از آن تنها برای کسانی ارسال شود که با تصمیمگیریهای مدیریت سروکار دارند قابلیت افشای آن از بین میرود یا به حداقل میرسد.
گزارشگری حسابرسی داخلی
در مواردی که اختلاف نظری با مراجع دولتی یا مالیاتی یا سایر نهادها وجود دارد، اطلاعات گزارش حسابرس میتواند توسط دیگران و بر علیه سازمان یا مدیران آن مورد استفاده قرار گیرد. در نظر داشتن احتمال فاش شدن گزارش حسابرس داخلی، برای به حداقل رساندن خطرهای بالقوه، ضروری است.
گرچه حسابرسان داخلی باید مدیریت را از همه مسایل آگاه کنند اما، اطلاعات بسیار حساس باید پیش از درج در گزارش حسابرس با وکیل حقوقی در میان گذاشته شود. این کار میتواند در صورت لزوم به طور شفاهی صورت گیرد. اما، برخی حسابرسان گاه احساس میکنند در صورت گزارش نکردن، مدیریت ممکن است مسایل بالقوه جدی و حساس را نادیده بگیرد؛ درج در گزارش حسابرس احتمالاً سبب اقدامهای اصلاحی میشود که به نوبه خود میتواند از پیامدهای جدیتر نیز پیشگیری کند.
