نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی

نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی از عبارتهای مجهول به ندرت و هدفدار استفاده کنید. لحن معلوم معمولاً کوتاهتر، زنده­تر و گفتاری­تر است. این لحن، معمولی­تر نیز می­باشد

.

لحن معلوم: فاعل جمله، رویداد موضوع فعل را مشخص می­کند. مانند: «حسابرسی، کمبود پرسنل بخش سرمایه­گذاریها را آشکار کرد.»لحن مجهول: فاعل در سایه عمل فعل قرار می­گیرد. مانند: کمبود پرسنل بخش سرمایه­گذاریها توسط حسابرسی آشکار شد.

لحن مجهول، خسته کننده و اساساً رسمی است. این لحن، کمتر تاکیدی است و به ویژه در جملات بلند و پیچیده، به روشنی لحن معلوم نمی­باشد. مثالهای دیگری با جملات ساده در زیر می­آید:نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی

لحن مجهول: «این پیشنهاد وکیل حقوقی بود که تغییر نگارش توسط ما انجام شود.»لحن معلوم: «وکیل حقوقی به ما اطلاع داد که نگارش را تغییر دهیم.»

لحن مجهول: «مشخص شد که در اثر مالکیت ساختمانها، نمایندگیهای موسسه زیان کرده است و به همین علت، اجاره آنها به صرفه می­باشد.»نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی

لحن معلوم: «مطالعات نشان می­دهد که نمایندگی­های موسسه می­توانند از طریق اجاره ساختمانها به جای تملک آنها، صرفه­جویی کنند.»استفاده از لحن مجهول اشتباه نیست اما، در بیشتر موارد گنگ و  دو پهلو است. در مواردی که گنگی مورد نظر است، استفاده از لحن مجهول مناسب می­باشد.

برای مثال، «تغییر نگارش پیشنهاد شد.» چه کسی تغییر نگارش را پیشنهاد کرد؟ لحن مجهول، این گنگی را به آسانی امکانپذیر می­کند، در حالی که لحن معلوم معمولاً شما را به افشا وا می­دارد. همین جمله در حالت معلوم عبارت است از «وکیل حقوقی، تغییر نگارش را پیشنهاد کرد.»
چنانچه از لحن مجهول بطور آگاهانه و به ندرت استفاده کنید، می­توانید به متن خود تنوع ببخشید و تن آن را نیز ملایم کنید. روال عادی و طبیعی استفاده از لحن مجهول این است که مفعول را در ابتدای جمله قرار دهید. برای مثال، «درخواست­های خرید توسط مدیران موسسه تهیه می­شود؛ سفارشات خرید توسط واحد خرید تهیه می­شود.» همین عبارتها در حالت معلوم عبارت است از «مدیران موسسه، درخواستهای خرید را تهیه می­کنند؛ دایره خرید، سفارشات خرید را تهیه می­کند.» با استفاده از جملات بلندتر و پیچیده­تر، سهولت و شفافیت لحن معلوم بیشتر آشکار می­شود.نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی

استفاده از واژه روشن و آشنا

دقت و سهولت فهم مطالب دو هدف عمده در انتخاب واژه­هاست. برای مثال، واژه «نشان داده» ممکن است برای برخی به معنای «اثبات شده» باشد حال آن که شما آن را به منظور «پیشنهاد شده» بکار برده باشید. واژه «نشان داده» واژه آشنایی است اما دقیق نیست.

واژه «متوجه شدیم» مثلاً در عبارت «متوجه شدیم که نگهداری ساختمان نامطلوب بود» کوتاه و آشناست اما، اغلب، ابهام­آمیز می­باشد. آیا این بدان معناست که شما شخصاً چیزی را مشاهده کرده­اید یا این که از دیگران چیزی را شنیده­اید؟ واژه «سازگاری» ممکن است به حد کافی دقیق باشد اما، واژه «هماهنگی» برای بیشتر افراد بسیار آشناست و به سادگی قابل فهم می­باشد (برای مثال، «در هماهنگی با سیاستها دایره …..»)

حسابرس باید همواره تلاش کند تا واژه­هایی مشخص و دقیق را انتخاب کند. چنانچه شما نتوانید واژه دقیق و آشنایی پیدا کنید و برای بیان آن به یک واژه کامل نیاز داشته باشید، برای روشن شدن موضوع، از یک جمله استفاده کنید و از کوتاه گویی صرفنظر نمایید.نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی

حسابرس نباید فکر کند که خواننده، خود به تنهایی مسئول درک مطالب است. مسئولیت اصلی، بر دوش نویسنده است.

ایده­های تخصصی و روشهای پیچیده را باید به روشنی و سادگی تمام و بی آن که دقت و درستی آن قربانی شود، بیان کنید.نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی

استفاده از عنوان­های مناسب

عنوان که به آن سرفصل یا عنوان فرعی نیز گویند، خواننده را در پیدا کردن اطلاعات خاص در گزارش کمک می­کند. عنوانها بررسی را تسریع، مرور اجمالی را آسان و به نویسنده کمک می­کند تا آنچه را که خواننده از مطالب وی درک می­کند، کنترل نماید. عنوانها سبب گذر از یک موضوع به موضوع دیگر نیز می­شود و به خواننده امکان توقف، استراحت، تنظیم افکار و… را می­دهد. عنوان می­تواند از یک یا دو کلمه تا دو یا سه سطر و گاه حتی بیشتر باشد.

گرچه شیوه­های گوناگونی برای عنوان گذاری وجود دارد اما تنها دو گونه اساسی قابل تفکیک می­باشند:

عنوانهای موضوعی. این گونه عنوانها فکر یا موضوع اصلی را بیان می­کنند. در مواردی که یافته حسابرسی نسبتاً طولانی و حاوی اطلاعات گوناگونی درباره یک موضوع خاص است استفاده از یک عنوان موضوعی همراه با چند عنوان توصیفی برای بخشهای فرعی آن می­تواند کارساز باشد.

عنوانهای توصیفی. این گونه عنوانها دارای ماهیت کنترل کننده­اند و اغلب بر نتیجه گیریهای خواننده نیز تاثیر بیشتری می­گذارند. عنوانهای توصیفی یافته­ها را به صورت فشرده بیان می­کند نتیجه گیریهای نویسنده را در این مورد خاص حسابرس را در همان ابتدای مطلب اعلام می­نماید. این گونه عنوانها برای خوانندگانی بسیار مفید است که به دلیل مشغله فراوان فرصت مطالعه همه مطالب را ندارند. دو مثال زیر وجه تمایز عنوانهای موضوعی و توصیفی را نشان می­دهد:

مثال 1

مدارک کنترل هزینه­ها: یک عنوان موضوعی است که خواننده باید همه مطالب را بخواند تا اطلاعاتی را درباره ماهیت موضوع به دست آورد.

نقاط ضعف موجود در مدارک کنترل هزینه­ها: همان موضوع است که به یک عنوان توصیفی ساده تبدیل شده است.نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی

دفتر معین کنترل هزینه­ها با دفتر کل مغایرت گیری نشده است: همان موضوع بالاست که به صورت یک عنوان توصیفی خاص مورد استفاده قرار گرفته است.

مثال 2

علی الحسابهای مسافرت: یک عنوان موضوعی است که خواننده باید با مطالعه همه متن به ماهیت موضوع پی ببرد.

علی الحسابهای مسافرت به موقع تسویه نشده است: این عنوان توصیفی با دقت بیشتری به خواننده می­گوید که یافته­ها درباره چه موضوعی است.

زیانهای ناشی از مبادلات ارزی به دلیل عدم تسویه به موقع علی الحسابهای مسافرت: یک عنوان توصیفی آگاه کننده­تر که اصولاً یافته حسابرسی را در یک سطر خلاصه می­کند.

صفحه­های بدون عنوان گزارش برای بیشتر خوانندگان جذابیت ندارد و حتی خسته کننده است اما صفحه­های پر عنوان نیز در هم و بر هم و بی نظم به نظر می­آیند. به عنوان یک راهنمایی سعی کنید از یک یا دو عنوان در یک صفحه و در هر صورت نه بیش از 4 یا 5 عنوان در هر صفحه استفاده کنید. گاه استثنایی بر این رهنمود نیز رخ می­دهد. هدف این است که با عنوان گذاری مناسب خواندن مطالب آسانتر شود و شما مطالبتان را به روشنی بیان کنید.