چگونه در جلسه، هیئت مدیره را میخکوب کنید؟
چرا جلسه هیئت مدیره مهم است؟
بدون شک یکی از تاثیرگذارترین جلسات در هر سازمان، می‌تواند جلسات هیئت مدیره باشد؛
چرا که اعضای شرکت کننده این نشست ها، دقیقاَ همان کسانی هستند که اقدامات و تصمیمات آنها بر آینده شرکت تاثیرگذار است و با تصمیمات آگاهانه خود می توانند از ثبات مالی سازمان و تصویر سازمان نزد ذینفعان اطمینان حاصل کنند.
داشتن تخصص، مهارت و دانش کافی برای موفقیت کافی نیست و همه ما می‌دانیم که حتی اگر ایده‌ها، تولیدات و توانمندی‌های فوق‌العاده‌ای داشته باشیم اما بلد نباشیم آن را با بیان خود به دیگران ارائه کنیم، نتیجه‌ای نخواهیم گرفت. مطمئن باشید که هیچ کس به اندازه شما، به جزییات کار مسلط نیست. بنابراین با کمی دقت و خلاقیت می توانید کنترل جلسه را به دست بگیرید.
ضمنا این جلسات فرصت بسیار مناسبی برای مطرح کردن مشکلات، نقاط ضعف و قوت سیستم حسابداری شرکت، تقویت نقاط قوت و رفع نقاط ضعف بخش مالی شرکت است.
مهارت صحبت در جلسات همیشه یکی از دغدغه های اصلی مدیران و افراد موفق است. مدیران مالی اغلب در این جلسات اقدام به ارائه و بررسی تحلیلی صورت های مالی و توجیه سود برای اعضای هیئت مدیره می کنند. هم چنین آنان می توانند مدیران واحد تجاری را از مزایای و منافعی که با ارائه صورت مالیات ارزش افزوده و صورت معاملات فصلی نصیب واحد تجاری می شود، آگاه کند.
اینکه چطور در یک جلسه خوب صحبت کنند و بتوانند به اهداف خود در پایان جلسه برسند. بنابراین اگر شما در جلسه‌ای به خوبی صحبت نکنید و نتوانید منظور خود را به خوبی مطرح کنید بدون شک فرصت‌های بسیاری را از دست خواهید داد.
شاید بارها و بارها به خود گفته باشید که
اگر فقط کمی بهتر صحبت می‌کردم می‌توانستم … باشم.
راهکار چیست؟
چه کنیم تا در جلسه هیئت مدیره موفق باشیم:
از صحبت کردن و مذاکره نترسید؟
اولین گام در این راه آن است که به توانایی خود ایمان داشته باشید. با اعتماد به ارزش‌ها و مهارت‌هایتان در زمینه‌های مختلف قادر هستید به گونه‌ای رفتار کنید که این ارزش‌ها را به دیگران در جلسه هیئت مدیره نشان دهید. مطمئن باشید که با تمرین کردن می‌توانید تا حد زیادی ترس از صحبت کردن را کنار بگذارید. از چیزی که نسبت به آن ترس داریم اصلاً دوری نکنیم و برعکس خودمان را در آن شرایط قرار دهیم. سعی کنید شما بقیه اعضا را به جلسه هیئت مدیره دعوت کنید.
خودتان را آماده کنید
در هر موقعیت باید خودمان را به صورت کامل مسلح کنیم یعنی دقیقاً به هر چیزی که ممکن است برایمان رخ دهد و یا لازم است در مورد آن اطلاعاتی داشته باشیم فکر کرده باشیم و اطلاعات خود را به روز کنیم. به طور مثال اگر در جلسه هیئت مدیره از ماده قانونی صحبت کنیم، و یکی از حضار آگاهی بیشتر یا به هنگام تری از این مورد داشته باشد، این موقعیت شکست در جلسه هیئت مدیره را برای ما به همراه خواهد. همین طور این مورد می تواند باعث ضربه به اعتبار حسابدار یا مدیر مالی شود. در حقیقت:
آماده نشدن برای چیزی، آماده شدن برای شکست است.
و من مطمئن هستم که شما هیچ علاقه‌ای به شکست ندارید و به همین دلیل پیشنهاد می‌کنم حتماً مطالب، صحبت‌های متداول و … را از قبل آماده کنید. مثلاً اگر قرار است در جلسه کسی مورد نقد قرار بگیرد، حتماً از قبل چیزی را آماده کنید.
برای کسب نتیجه در جلسات هیئت مدیره نیز باید همیشه برای موارد مختلف احتمالی خود را آماده کنید. برای مثال اگر قرار باشد در مورد قیمت گذاری بحث و تصمیم‌گیری جدیدی اعمال شود، باید خود را به‌طور کامل برای سوالات احتمالی آماده کنید.
صدای خود را ضبط کنید.
یکی از موارد بسیار موثر در امر مدیریت جلسه و گفتکو آن است که صدای خود را ضبط کنید و آن را گوش دهید. این کار باعث می‌شود که بتوانید با مخاطبان خود همدلی داشته باشید و خود را از جایگاه آنها ارزیابی کنید. فایده ایـن کار آن است که می توانید در شرایط غیر واقعی، متوجه اشتباهات و نقاط ضعف خود شوید.
کار نیکو کردن از پر کردن است
بهترین کاریکاتورسیت دنیا هم ممکن است وقتی برای اولین بار با مداد و کاغذ آشنا شد، نتوانست کار خوبی ارائه دهد، اما با سخت کوشی و تمرینات بسیار، بـه بـهـتـریـن کاریکاتوریست دنیا مبدل شد. نکته این است که اگر بخواهید کار را بهتر انجام دهید باید تمرین کنید.
توانا بود هر که تمرین کند!
تمرین و مرور ذهنی داشته باشید. برنده شدن در یک بازی شطرنج، معمولاَ از مسیرها و با حرکت های مختلف امکان‌پذیر است. در اوایل کار روند صحبت‌های خود را به ترتیب بنویسید تا بدانید که دقیقاً چطور باید صحبت کنید.
تا حد ممکن کم صحبت کنید
اگر کمی دقیق باشید می‌دانید که هر چه بیشتر صحبت کنید ارزش حرف شما کمتر می‌شود. پس تمام تلاش خود را بکنید تا حد ممکن مختصر و مفید توضیح دهید و از زیاد صحبت کردن و زیاده گویی جداً خودداری کنید. سعی کنید بیشتر به نظرات افراد دیگر در جلسه هیئت مدیره به دقت گوش دهید.
تا حد ممکن صحبت خود را کوتاه کنید، هرچه صحبت خود را کوتاه کنید اثرگذارتر و حرفه‌ای‌تر خواهد بود.
