ملاک­های صرفه­ جویی در تعیین هدف­های مدیریت و کنترل

تا این جا، موارد فراوانی از صرفه و صلاح (یا رابطه منافع با مخارج) را بحث کردیم.

رسیدگی به 100 درصد موارد اعطای اعتبار به مشتریان امکانپذیر نمی­باشد یا مستلزم صرف هزینه­های زیادی است. همچنین، غیرمتمرکز کردن کنترلها در مواردی که کارکنان جدید و کم تجربه، عملیات رو به رشد و گسترده را انجام می­دهند ممکن است با خطرهای زیادی روبرو باشد و از سرعت رشد شرکت بکاهد.

اهمیت توجه به آثار کارایی در تصمیم­گیری درباره کافی بودن یا نبودن یک انباردار برای کنترل موثر درخواست­های مواد و کالا و همچنین، تاکید بر انگیزش منفی در کارکنان به دلیل اعمال روشهای نامناسب کنترلها، پیشتر آمد.

هیچ هدف مدیریت یا کنترل نباید بدون در نظر گرفتن فزونی منافع بر مخارج لازم برای دستیابی به آن هدفها، تعیین شود.

تعیین هدف مدیریت مبنی بر ایجاد خط تولید در «کوتاه­ترین زمان ممکن» یا هدف کنترل (داخلی) مبنی بر «هرگز رخ ندادن زیر پاگذاری» روشهای کنترل داخلی با هدف کلی اثربخشی عملیات در هر واحد اقتصادی، ناسازگار است.

تولید محصول در «کوتاه­ترین زمان» یعنی چشم­پوشی از کنترلهاست؛ رعایت کنترلها، زمان اندکی را می­طلبد بدون آن که در ساخت یا تکمیل محصولات تولیدی نقش موثر و مستقیمی داشته باشد. بدون کنترل نیز احتمال انجام شدن عملیات را به طور کارآمد و اثربخش، بسیار کاهش می­دهد.

روشهای مربوط به زیر پاگذاری کنترلها به مدیریت اجازه می­دهد سیستمی را که برای معاملات و رویدادهای تکراری و یکنواخت برقرار شده است در مورد آن گروه از معاملات و رویدادهای اتفاقی و غیرتکراری بکار گیرد که بیش از یک راه برای پردازش آن وجود دارد. غیر مجاز دانستن هر گونه زیر پاگذاری کنترلها در برخی شرایط خاص، معقول نمی­باشد. مستند و تایید کردن موارد زیر پاگذاری کنترلها، نمونه­ای از کنترلهای اصلی است که از سوء استفاده­ها پیشگیری می­کند.

با در نظر گرفتن فزونی منافع بر مخارج، می­توان هدفها را به گونه­ای طراحی کرد که عملی و مفید باشند؛ یعنی، دست­یافتنی و سازگار با هدفهای عملیاتی و هم با هدفهای کنترل باشند. برای مثال، بدیهی است که انگیزه­های لازم را برای طراحی کنترلها فراهم می­سازد، سبب می­شد تا فعالیتهای واحد اقتصادی به گونه­ای یکنواخت و تا حدی بدون افت و خیزانجام شود.

چنانچه هدف عملیاتی واحد اقتصادی «تولید در کوتاه­ترین زمان» در  حد نهایت آن باشد، از دست رفتن تلویحی کنترلها سبب می­شود واحد اقتصادی با کسری یا افزایش بیش از حد موجودی مواجه می­شود و نسبت به میزان کل هزینه­های تولید نیز اطمینانی بدست نیاید.

نمودار شماره 1-2، نمونه­هایی از موارد بحث شده در ارتباط با تحلیل منافع و مخارج سیستم کنترل داخلی را بطور خلاصه، ارائه می­کند.

برای کسب شناخت بهتر باید هر بُعد رابطه فزونی منافع بر مخارج مربوط به هر کنترل خاص بر حسب واحد پول سنجیده شود. برای مثال، اگر قرار باشد برای اعمال یک کنترل خاص که تا 90 درصد از سوء استفاده­های جزیی (یا دله دزدی) پیشگیری می­کند به یک سا عت در هر هفته از اوقات کار یکی از کارکنان نیاز داشته باشد، آیا برقراری این کنترل، معقول است؟

فرض کنید خطر سوء استفاده­های مالی در مدت یک سال معادل 50.000.000 ریال، هزینه دستمزد هر ساعت کار کارمند 10.000 ریال و دستمزد سرپرست او 20.000 ریال در هر ساعت باشد و 15 دقیقه از وقت این سرپرست نیز صرف اعمال این کنترل شود، هزینه اعمال این کنترل عبارت خواهد بود از: (52× 10.000) به اضافه (52×  × 20.000) یعنی 520.000 ریال به اضافه 260.000 ریال که برابر 780.000 ریال است که آشکارا کمتر از خطر براوردی می­باشد. با فرض این که هزینه­های دیگری در میان نباشد. این کنترل باید برقرار شود.

ابعاد فزونی منافع بر مخارج در ارزیابی سیستم کنترل داخلی

تمیز بین کنترلهای اداری و کنترلهای حسابداری: حسابرسان داخلی برای ارزیابی کنترلها بهتر است بین کنترلهای اداری و کنترلهای حسابداری تفاوت قایل شوند. کنترلهای اداری صرفاً به عملیات شرکت مربوط می­شود و با عملیات حسابداری ارتباطی ندارد. یک نمونه ساده از کنترلهای اداری، گزارشی است که فروشندگان سیار در آن، تعداد ملاقات با مشتریان را طی یک دوره معین اعلام می­کنند.

اگرچه اعمال این گونه کنترلها در ارائه مناسب خدمات به مشتریان و تلاش برای افزایش حجم فروش بسیار موثر است، اما از این طریق کنترل موثر و مستقیمی بر عملیات حسابداری اعمال نمی­شود. اصطلاح مستقیم در این ارتباط، بسیار حایز اهمیت است. با توجه به سوابق مربوط به تعداد بازدید از مشتریان و جمع کل فروش می­توان آزمون مانده­سنجی را انجام داد همچنین می­توان تاثیر این نوع کنترلها را بطور فراگیر در همه قسمتهای واحد اقتصادی مشاهده کرد. هر چه زمینه پاسخگویی درباره فعالیتهای غیرمالی بیشتر فراهم شود برای حمایت و رعایت الزامات کنترل سیستم اطلاعات حسابداری و مالی شرایط مساعدتری را می­توان انتظار داشت.