ازمان مدیریت:
شرکت فاقد دستور العمل مدون در رابطه با عملیات حسابداری مالی است.
اختیارات ، وظایف و مسئولیت هر یک از مسئولین و کارکنان واحد ها و قسمتهای مختلف به طور مدون تهیه نشده است . لذا کنترل نحوه انجام وظایف محوله و مطابقت تعداد پرسنل مورد نیاز با تعداد شاغلین هر واحد میسر نمی باشد.
ضمن تعیین و تصویب حدود اختیارات و شرح وظایف هر یک از مسئولین و کارکنان واحد ها ، کنترل و نظارت در خصوص اجرای دقیق آن توصیه می گردد.
ردیف
نقاط ضعف و اثرات ناشی از آن پیشنهادهای اصلاحی نظرات مدیریت شرکت
( شامل اقداماتی که در نظر است صورت گیرد) نظرات حسابرسان
۳-نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
دستورات صادره از سوی مدیریت به صورت بخشنامه یا دستور العمل تدوین نشده و سوابق لازم در این خصوص نگهداری نمی شود.
بمنظور اعمال کنترلهای لازم در سطح کلان و پیشبرد اهداف مدیریت ، بودجه عملیاتی به صورت سالانه تهیه شده و در مقاطع زمانی معین (حداقل هر ماه یکبار) ، برآورد های بعمل آمده طبق بودجه با عملکرد واقعی مقایسه شده و دلایل انحرافات مورد بررسی قرار گیرد.
بمنظور اجرای مطلوب سیاست های مدیریت ، جهت دستیابی به اهداف مورد نظر در اداره امور شرکت و توسعه آن ، توصیه می شود ، مدیریت نظرات اصلاحی و اجرایی خود را بصورت دستور العمل و یا بخشنامه های مکتوب تنظیم و به کلیه همکاران و مسئولان مربوطه ابلاغ نماید. همچنین به منظور جلوگیری از تکرار مطالب و اجتناب از صدور دستورات تکراری یا متناقض ، یک نسخه از دستور العملها و بخشنامه های صادره ، بر حسب موضوع در پرونده مخصوص بایگانی گردیده و قبل از صدور هر دستورالعمل به سوابق مربوطه مراجعه شود.
ردیف
نقاط ضعف و اثرات ناشی از آن پیشنهادهای اصلاحی نظرات مدیریت شرکت
( شامل اقداماتی که در نظر است صورت گیرد) نظرات حسابرسان
۵-۱
۶-۱نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
نظام مشخصی به منظور ارتباط واحد فروش و فروشگاهها با امور مالی ، بازرگانی و اداری و سایر قسمت های شرکت تعریف و تدوین نگردیده است .
صورتجلسه مورخ ۵/۸/۱۳۸۷ هیات مدیره شرکت اختیارات مدیریت مالی شرکت را محدود به امور کارخانه نموده و امور فروشگاهها را از حیطه اختیارات مدیریت مالی مستثنی نموده است.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
سیستم جامعی که شامل نحوه اداره فروشگاهها و ارتباط آنها با امور مالی ، اداری ، بازرگانی و سایر قسمت باشد تهیه و بموقع اجرا گذاشته شود.
ترتیبی اتخاذ گردد تا آثار صورتجلسه یاد شده منتفی گردیده و حدود اختیارات مدیر عامل به کلیه امور شرکت تسری یابد .
بمنظور استفاده از نیروی انسانی شاغل در شرکت ، نسبت به تنظیم نمودار سازمانی اقدام و پس از تصویب هیات مدیره مورد اجراء قرار گیرد.
ردیف
نقاط ضعف و اثرات ناشی از آن پیشنهادهای اصلاحی نظرات مدیریت شرکت
( شامل اقداماتی که در نظر است صورت گیرد) نظرات حسابرسان
۲نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
لازم است دستور العملهای مدونی در خصوص چگونگی دریافت و پرداخت وجوه نقد (مشتمل بر گردش عملیات بانک ، صندوق و تنخواه گردان) تهیه و به مورد اجرا گذاشته شود.
ضمن بررسی وضعیت حسابهای بانکی ، در صورت عدم نیاز به آنها ، ترتیبی اتخاذ گردد تا پس از اخذ مجوز از هیات مدیره نسبت به تعیین تکلیف حسابهای مورد بحث اقدام شود.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
شرکت فاقد فرمی جهت تهیه صورت مغایرت بانکی می باشد. بعلاوه صورت مغایرات بانکی بصورت نامنظم ( در فواصل بین ماهها) در ذیل صورت حسابهای بانک تنظیم و توسط شخصی مستقل از تهیه کننده آن تایید نمی گردد.
برگهای سند پرداخت فاقد سریال چاپی می باشد و نسخه دوم آن بصورت سریال در فایل جداگانه در امور مالی نگهداری نمی گردد.
در برخی موارد رسیدهای مربوط به پرداخت چک فاقد امضای تصویب کننده می باشد . بعنوان نمونه می توان به سندهای ۲۴۸، ۱۶۱ و ۵۵۲ اشاره نمود. همچنین در برخی موارد از فرمهای دستور پرداخت استفاده نشده و دستور پرداخت به صورت دستی انجام شده است که بعنوان نمونه می توان به سند های ۶۶۸ ، ۱۹ و ۳۸۳ اشاره نمود. صورت مغایرت حسابهای بانکی فعال در پایان هر ماه تهیه گردیده و بوسیله شخصی مستقل از تهیه کننده صورت مغایرت بررسی و تایید شود.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
سقف تنخواه گردانها مشخص نگردیده و از مسئولین آن تضمین لازم اخذ نگردیده است.
دریافتهای روزانه صندوق فروشگاهها به حساب بانکی شرکت واریز نمی شود و برخی پرداختها از حساب موجودی صندوق صورت می پذیرد
از متصدی صندوق تضمینی اخذ نگردیده است.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
ضمن دقت در رابطه با صدور چکهای بانکی ، اطلاعات مربوطه توسط شخصی مستقل از تنظیم کننده مدارک نیز کنترل و تایید گردد.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
مسئولیت نگهداری و ثبت حسابهای بانک و تهیه صورت مغایرتهای بانکی توسط شخص واحدی صورت می گیرد.
در برخی موارد از کپی مدارک به عنوان ضمائم اسناد حسابداری استفاده شده است.برای نمونه می توان به ضمائم اسناد حسابداری به شماره های ۳۸۱ مورخ ۲۱/۶/۱۳۸۶ و ۲۳۹ مورخ ۲۳/۲/۱۳۸۶ اشاره نمود.
موجودی نزد تنخواه داران در دوره های زمانی مناسب و به طور اتفاقی مورد شمارش قرار نگرفته و با دفاتر مطابقت نمی شود.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
کلیه چک های صادره توسط مسئول صدور چک به ذینفع ارائه می گردد. صورت مغایرات بانکی توسط فردی مستقل از ثبت عملیات بانک تهیه و کنترل شود.
به منظور جلوگیری از ثبتهای تکراری و اشتباه در ثبت عملیات مالی ، از اصل مدارک به عنوان مستندات پشتوانه اسناد حسابداری استفاده شود.
موجودی نزد تنخواه داران در فواصل زمانی مناسب (حداقل هر سه ماه یکبار) و به طور اتفاقی توسط شخصی مستقل مورد شمارش قرار گرفته نتایج حاصل از بررسی بعمل آمده بصورت کتبی صورتجلسه و به تایید فردی مسئول نیز برسد.
۲-۳نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
حسابهای دریافتنی:
سرفصل حسابها و اسناد دریافتنی شامل اقلام راکد و انتقالی از سنوات قبل می باشد که نسبت به پیگیری و وصول آنها اقدام موثری بعمل نیامده است.
شرکت فاقد برگه (اعلامیه) بدهکار و بستانکار بوده و اصولا” جهت انعکاس عملیات در رویدادهای مالی ثبت شده در حساب اشخاص طرف معامله به صورت مکتوب به آنان اطلاع داده نمی شود.
ضمن پیگیری موثر در وصول مطالبات شرکت ، جدول تجزیه سنی سر فصل حسابها و اسناد دریافتنی تهیه شده و بر اساس اطلاعات مورد بحث ، نسبت به احتساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول کافی اقدام گردد.
استفاده از برگه (اعلامیه) بدهکار و بستانکار که دارای شماره مسلسل باشد، لازم است در دستور کار شرکت قرار گرفته و معاملات انجام شده به صورت مکتوب به اطلاع اشخاص ذینفع برسد.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
۴-۴ موجودی مواد و کالا
شرکت فاقد آئین نامه و دستور العمل مدون در رابطه با شمارش موجودیها و بررسی وضعیت عینی آنها در طی سال می باشد.
شرکت فاقد آئین نامه معاملات شامل نحوه و شرایط خرید ها و فروش ها و حدود اختیارات انجام دهندگان می باشد.
واحد فروش فروشگاهها که خرید های فروشگاهها را نیز به عهده دارد فاقد برگ درخواست خرید دارای شماره سریال چاپی می باشد.
در مورد خرید اقلام مورد نیاز فروشگاهها آیین نامه معاملات یا دستورالعمل مدونی تهیه نگردیده و از طرفی فاکتور رسمی ضمیمه سند حسابداری نمی شود و در خرید های انجام شده بجز خرید از نمایندگان انحصاری ، در جهت صرفه و صلاح شرکت حداقل از سه منبع استعلام قیمت اخذ نگردیده است..
۶-۴
۷-۴نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
موجودی های کم گردش و مازاد بر احتیاج به نحو صحیح و مناسب شناسایی نمی شود و لیست قطعات بدون گردش ناباب و ضایعات موجود در انبارها و قسمت های شرکت به موقع تهیه، تنظیم و به مدیرت شرکت گزارش نمی شود.
۱۰-۴
۱۱-۴نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
۱۲-۴ از مسئولین و متصدیان انبار و مأمورین خرید شرکت تضمین کافی اخذ نگردیده است.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
پرونده اعتبار اسنادی خرید قطعات کامپیوتر از لحاظ مدارک و مستندات از قبیل قرارداد تسهیلات دریافتی از بانک صادرات ،برگ سبز گمرکی ، هزینه های حمل به کارخانه و فروش ارز دو مرحله و در قطعات بترتیب به مبلغ ۱٫۱۹۰٫۰۰۰ و ۱٫۶۹۳٫۵۰۰ درهم امارات عربی و صورتحساب هزینه ای ترخیص قطعات تکمیل نگردیده است.
بهای کالا های خریداری شده از طریق فروشگاههای شرکت در سرفصل های مربوطه در حسابهای شرکت ثبت نگردیده است.
نسبت به اخذ تضمین کافی و مناسب از افراد مذکور اقدام شده به علاوه با توجه به سایر موارد مطروحه در این نامه، کنترلهای لازم از طریق آئین نامه ها ودستورالعمل های صادره ،اعمال گردد.
مدارک و مستندات مربوط به خرید قطعات یدکی از امارات متحده عربی که از طریق اعتبار اسنادی خریداری شده است و نیز سایر اعتبارات اسنادی از این نوع تکمیل گردد.
تدبیری اندیشیده شود که بهای کالاهای خریداری شده بمنظور فروش در فروشگاه بطور منظم در سرفصلهای مربوطه در دفاتر ثبت شوند.
با در نظر گرفتن روشهای متداول پذیرفته شدهدر رابطه با کالای امانی توصیه می شود این کمبود در سیستم حسابداری شرکت مرتفع و کنترلهای لازم در جریان نقل و انتقال آنها، اعمال گردد.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
۱۴-۴
۱۵-۴نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
مغایرات حاصل از انطباق نتایج شمارش عینموجودیهای مواد و کالا با سوابق حسابداری و انبار موجود در شرکت به طور کامل پیگیری و بررسی نمی شود. به عنوان مثال می توان به موجودی های مندرج در کدهای ۴۱۸۳۱۴ ، ۳۰۹۷۰۲ ، ۳۰۱۴۰۲ ، ۳۰۲۱۰۳ ، ۴۳۹۱۰۱ ، ۴۳۹۲۰۷ اشاره نمود.
شرکت جهت ارزیابی موجودی های پایان دوره از روش استاندارد (Fifo برای مواد اولیه و بسته بندی، کالای در جریان ساخت) استفاده نکرده است
شرکت به جای حسابهای کنترلی مناسب جهت ارسال مواد و کالا به کارخانه از حساب کالای در راه استفاده می کند و در پایان دوره مالی بدون انتقال مانده ها به سرفصل مناسب در حساب مذکور افشاء می کند.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
شرکت سوابق مربوط به تولید سالیانه را به تفکیک ماهیانه نگهداری نکرده و از ارائه گزارش تولید جهت اثبات مقدار تولید طی دوره امتناء کرده است توصیه می گردد به منظور رفع این مورد در اسرع وقت اقدامات لازم مبذول گردد.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
توصیه می گردد جهت ارزیابی دقیق موجودیهای پایان دوره و شناسایی سود و زیان عملکرد از روشهای استاندارد استفاده شود.
توصیه می گردد جهت اعمال کنترل های مناسب و نشان دادن دقیق موجودی های پایان دوره از حسابهای کنترلی مناسب استفاده نموده ، در پایان دوره مانده مربوطه را با طرفهای مناسب صفر کند.
توصیه می گردد سوابق مربوط به تولید سالیانه به طور تفکیکی نگهداری شده تا انطباق مقدار تولید با گردش کالا به طور کامل انجام گیرد.
ردیف
نقاط ضعف و اثرات ناشی از آن پیشنهادهای اصلاحی نظرات مدیریت شرکت
( شامل اقداماتی که در نظر است صورت گیرد) نظرات حسابرسان
۱۷-۴
۱۹-۴
موجودی فروشگاه که در ابتدای خرداد ۱۳۸۷ به حساب شرکت انتقال یافته است فاقد مستنداتی از قبیل : الف – صورت ریز انبارگردانی ب – گزارش کارشناس رسمی مبنی بر قیمت گذاری اقلام انتقالی فروشگاهها ج – امضا مسئولین فروشگاهها و اشخاص ناظر بر شمارش و قیمت گذاری کالاهای لیست های مربوطه مبنی بر تحویل اقلام فروشگاهی به مسئولین فروشگاههای تابعه د – صورتجلسه هیات مدیره شرکت مبنی بر تصویب انتقال موجودی فروشگاهها به شرکت آریا الکترونیک ایران (سهامی عام ) می باشد .
خرید و فروش دو ماهه اول سال ۱۳۸۷ بر اساس آمار اعلامی از سوی فروشگاهها در حسابها ثبت گردیده است که فاقد هر گونه مستنداتی است.
در برخی موارد شماره سریال چاپی فرمهای مورد استفاده در انبار مخدوش می باشد . برای نمونه می توان به فرمهای قطعات برگشتی –گارانتی اشاره نمود لیست اقلام فروشگاهی انتقال یافته به شرکت مستند به مدارک بندهای الف تا د تهیه و یک نسخه آن جهت ارائه به اشخاص ثالث از جمله حسابرسان شرکت بنحو مناسب بایگانی شود.نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
ردیف
نقاط ضعف و اثرات ناشی از آن پیشنهادهای اصلاحی نظرات مدیریت شرکت
( شامل اقداماتی که در نظر است صورت گیرد) نظرات حسابرسان
۲۰-۴
۲۱-۴نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
۲۳-۴
مخارج انجام شده در مورد اعتبار اسنادی خرید قطعات یدکی کامپیوتری بطور کامل ثبت نگردیده است.
در انبار گردانی پایان سال قبل شرکت از تگ های دارای شماره سریال چاپی برای شمارش موجودیهای جنسی استفاده نشده است . بعلاوه در انجام انبارگردانی سایر شرایط لازم پیش بینی شده در دستورالعمل انبار گردانی نیز رعایت نشده است.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
قطعات تلویزیون sonex فاقد کد انبار می باشد.
موجودی اقلام فروشگاهها از پوشش بیمه ای برخوردار نیستند. با توجه به تعهدی بودن روش حسابداری شرکت ، کلیه مخارج اعتبارات مزبور در حساب مربوطه ثبت گردد.
بمنظور تقویت کنترلهای داخلی در مورد شمارش موجودیها از تگ های دارای سریال چاپی که برای سه مرحله شمارش طراحی می گردد ، استفاده شود. در این رابطه رعایت دقیق دستورالعمل شمارش موجودیهای جنسی توصیه می شود.
کلیه قطعات یدکی موجود در انبار که قرار است در ساخت محصولات شرکت بکار برده شوند کد گذاری گردند.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
سفارشات:
بهای تمام شده سفارشات در مواردی بطور صحیح محاسبه نمی شود . در این رابطه می توان به منظور نمودن هزینه های توقف اقلام وارده به گمرک اشاره نمود که به حساب بهای تمام شده کالای خریداری شده منظور گردیده است.
نظر به اینکه مطابق استانداردهای حسابداری تنها هزینه های متعارف قابل احتساب در بهای تمام شده دارایی خریداری شده می باشد ، لذا هزینه ها می بایست پس از بررسی کارشناسانه تحت سرفصلهای صحیح منظور گردد.
ردیف
نقاط ضعف و اثرات ناشی از آن پیشنهادهای اصلاحی نظرات مدیریت شرکت
( شامل اقداماتی که در نظر است صورت گیرد) نظرات حسابرسان
۵
۱-۵
۲-۵نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
۴-۵
دارایی های ثابت:
شرکت فاقد آئین نامه مدونی در خصوص تفکیک هزینه های جاری و سرمایه ای می باشد و رویه ای مشخص نیز از این بابت در شرکت مورد عمل نمی باشد.
پلاک کوبی داراییهای ثابت بطور کامل انجام نشده لذا مشاهده عینی داراییهای یاد شده برای حسابرسان بطور کامل مقدور نشده است.
وضعیت مالکیت فروشگاهها (مالکیت ملک فروشگاهها ، سرقفلی و یا استجاری بودن آنها) مشخص نگردیده است.
بمنظور جلوگیری از تحمل هزینه دفتری و نگهداری سوابق اقلام کم اهمیت ، آیین نامه ای مبنی بر تفکیک اقلام سرمایه ای و هزینه ای تهیه و به اجرا گذارده شود.
بمنظور بهبود کنترلهای داخلی ، ضمن استقرار سیستم اموال ، نسبت به پلاک کوبی کامل داراییهای ثابت اقدام شود.
دارائی های ثابت شرکت در دوره های زمانی منظم مورد مشاهده عینی قرار گرفته و با سوابق دفتری مطابقت داده شود ، مغایرتهای احتمالی پیگیری و تصمیمات مقتضی اتخاذ گردد.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
۷-۵ در مواردی خرید های انجام شده فاقد برگ درخواست خرید کالا و یا مستنداتی مربوط به انجام خدمات می باشد.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
بمنظور تحویل دارائی های ثابت خریداری شده که بصورت مستقیم در اختیار واحد استفاده کننده قرار می گیرد ، فرم مناسبی جهت تحویل و رسید اقلام دارایی تهیه و به مورد اجرا گذاشته نشده است.
شرکت فاقد کارت یا دفتر یا اموالی است که اطلاعات مورد نیاز دارائیهای ثابت (زمان) خرید بهای تمام شده ، محل استقرار و …) در آن ثبت شده است. به علاوه اموال شرکت در برخی موارد فاقد پلاک می باشد، به طوری که مشاهده عینی و تطبیق اموال موجود در شرکت با سوابق دفتری آن به طور کامل امکان پذیر نیست.
شرکت در محاسبه استهلاک دقت کافی اعمال ننموده و از این بابت مبلغ ۲۱۰میلیون ریال اضافه محاسبه داشته است. همچنین نرخ های محاسبه استهلاک تأسیسات منطبق بر نرخهای جدول ماده ۱۵۱ نمی باشد.
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
سوابق مربوط به دارائیهی نامشهود به طور جداگانه در دفتر مرکزی نگهداری نمی شود لذا اثبات مالکیت دارائیهای مذکور برای حسابرسان مقدور نمی باشد.
به دلیل اینکه محاسبات استهلاک از یک طرف بهای تمام شده دارایی را تحت تأثیر قرار می دهد و از طرف دیگر بهای تمام شده کالای ساخته شده را متأثر می کند لذا توصیه می شود در محاسبه هزینه استهلاک دقت لازم و کافی مبذول گردد.
پیشنهاد می گردد مدارک و اسناد مالکیت هر یک از دارائیهای مزبور به طور جداگانه و به نام شرکت در دفتر مرکزی نگهداری شده تا از عدم اثبات مالکیت ضرری متوجه شرکت نشود
۴-۶ فروش:
شرکت فاقد سیستم و آیین نامه مدون در رابطه با عملیات فروش می باشد.
فروشگاهها ضمن فروشهای نقدی فروش اعتباری نیز انجام می دهند که برای اینگونه فروش ها (فروش های اعتباری) نظام مشخصی که شامل شناسایی و تعیین اعتبار باشد تعریف نگردیده است لذا امکان افزایش مطالبات مشکوک الوصول متصور است
نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
ضمن استقرار سیستم مدون در رابطه با عملیات فروش لازم است گردش عملیات مذکور مشتمل بر چرخه عملیات فروش ، صدور فاکتور ، دریافت وجه و صدور حواله دریافت محصول از کارخانه بنحو مناسب مشخص شده و بر اساس آن حدود اختیارات و وظایف هر یک از افراد مسئول در چرخه عملیات تعیین و به صورت مکتوب ابلاغ گردد.
بمنظور تقویت کنترلهای داخلی و امکان بررسی فروش هر فروشگاه ، ثبت عملیات جداگانه هر فروشگاه بطور مستقل ضروری است.
اکیداً توصیه می شود بمنظور اجتناب از تبعات مالیاتی و هزینه های احتمالی آتی از این بابت ، ترتیبی اتخاذ گردد تا فروش فروشگاهها صرفاً روی صورتحسابهای دارای سربرگ شرکت ، صادر گردد.
۶-۶
۸-۶
سیستم مشخص و مدونی در مورد قیمت گذاری اقلام فروشگاهی وجود ندارد. لذا امکان کنترل نرخهای فروش و احراز رعایت منافع شرکت بطور کامل برای حسابرسان مقدور نبوده است.
نظارت و کنترل کافی از سوی شرکت بر فعالیت فروشگاه اعمال نمی گردد بطوریکه در مراجعات حضوری حسابرسان کالاهایی در فروشگاهها مشاهده شده که در حساب موجودی فروشگاه طبق دفاتر وجود نداشته است.
برای انتقال کالا بین فروشگاهها و نحوه قیمت گذاری کالاهای انتقال یافته توسط فروشگاههای انتقال دهنده و دریافت کننده نظام مشخصی تعریف نگردیده است.
نظام تعیین قیمت مشخصی تعریف ، تدوین و رعایت گردد و مدارک و مستندات مربوطه بطور کامل جهت کنترلهای آتی بایگانی شود.
اکیداً توصیه می شود نظارت کافی در امور فروشگاه اعمال گردد تا مشکلات از قبیل موارد یاد شده در فروشگاهها ایجاد نگردد.
نظر باینکه استفاده سایر شرکت ها و واحد های تجاری از سطح فروش فروشگاههای شرکت منجر به شناسایی درآمد در این زمینه می گردد ، نحوه تعامل و شناسایی درآمد واگذاری قسمتی از سطح فروشگاهها تعریف و تدوین گردد.
نرخ فروش محصولات بر اساس نرخهای متعارف بازار در زمان انجام معامله تعیین می گردد در این رابطه مستندات کافی در خصوص نرخهای اعمال شده در سوابق شرکت نگهداری نمی شود.
شرکت فاقد آئین نامه ای مدون در خصوص فروش محصولات تولیدی است.
به منظور امکان انطباق نرخهای فروش با قیمت های متعارف بازار در زمان انجام معامله توصیه می شود حتی الامکان نسبت به جمع آوری مستندات کافی در رابطه با ارزش متعارف کالاهای فروخته شده در زمان فروش اقدام شده و مدارک مورد بحث در واحد فروش و یا واحد مالی جهت مراجعات بعدی نگهداری شود.
نسبت به تدوین آئین نامه ای جهت فروش محصولات تولیدی تدوین و پس از تصویب توسط هیات مدیره به مورد اجرا گذاشته شود.
ردیف
نقاط ضعف و اثرات ناشی از آن پیشنهادهای اصلاحی نظرات مدیریت شرکت
( شامل اقداماتی که در نظر است صورت گیرد) نظرات حسابرسان
۱۱-۶
شرکت فاقد بودجه مصوب در رابطه با فعالیتهای مختلف تولید و فروش است.
اطلاعات مندرج در واحد فروش با دفاتر مالی توسط افراد مستقلی به صورت دوره ای مورد مطابقت و کنترل قرار نمی گیرد. به منظور برنامه ریزی صحیح و امکان بررسی روند فعالیت تولید و فروش ، بودجه مربوط به واحد های مذکور تهیه شده تا امکان بررسی انحرافات آن با تولید و فروش واقعی و در نتیجه ارزیابی عملکرد واحد ها از این بابت امکان پذیر باشد.
نسبت به طرح و تدوین دستوالعمل در مورد نحوه تعیین میزان و چگونگی فروش و اخذ سفارشات از مشتریان می بایست با توجه به سیاست های کلی فروش انجام پذیرد و در عمل کنترل لازم در رعایت و دستورالعمل مزبور معمول شود.
توصیه می شود اطلاعات موجود در واحد فروش و حسابداری مالی،به صورت دوره ای (معمولا” هر ۳ ماه یکبار) توسط افراد مستقلی مورد کنترل و مطابقت قرار گرفته و مغایرت های احتمالی موجود بررسی و رفع گردد.
در اغلب موارد اضافه کاریهای انجام شده توسط کارکنان فاقد برگ مجوز اضافه کاری بوده است .
حقوق و دستمزد مستقیم تولید به مبلغ ۱۹ میلیون ریال کمتر از مقدار واقعی ثبت شده است و مربوط به آذر ماه می باشد
ضمن تهیه صورت نوسانات ماهیانه حقوق و دستمزد ، به تفکیک گروههای استخدامی ، علل نوسانات ماهیانه حقوق و دستمزد بررسی شده و پس از تجزیه و تحلیل دلایل آن ، نتایج حاصله طی گزارشات مستقل به مدیریت اعلام گردیده و مستندات مربوط در شرکت بایگانی شود. بعلاوه لیست های حقوق و دستمزد توسط مسئولین زیربط بررسی و به نشانه تایید امضاء شود.
با توجه به این که هر گونه اضافه کاری باید متکی به مجوز های صادره از سوی مسئولین واحدها باشد ، لذا پیشنهاد می گردد جهت تقویت کنترلهای داخلی شرکت از برگ مجوز انجام اضافه کاری بطور کامل استفاده گردد.
توصیه می شود هزینه های مراکز تولیدی به تفکیک ثبت شده و دقت لازم جهت تشخیص درست هزینه ها و ارتباط آن با مرکز مربوطه اعمال گردد تا بهای تمام شده با واقعیات منطبق باشد.
ردیف
نقاط ضعف و اثرات ناشی از آن پیشنهادهای اصلاحی نظرات مدیریت شرکت
( شامل اقداماتی که در نظر است صورت گیرد) نظرات حسابرسان
۴-۷
۵-۷نامه نمونه مدیریت در حسابرسی
۷-۷
۸-۷ مدارک و مستندات مبنای پرداخت هزینه ها بنحو مناسب و کامل ابطال و یا ممهور به مهر” پرداخت شد” ، نمی گردد.
۱۳-۷ در برخی موارد مشاهده گردید شرکت فاقد قراردادهای لازم با اشخاص ثالث ارائه دهنده خدمات و همچنین شرکتهای طرف معامله می باشد . به طور نمونه شرکت فاقد قرارداد حق العمل کاری به مبلغ ۴۱۵٫۵۹۲٫۶۰۴ ریال با شرکت ارنگ می باشد.
برگهای درخواست خرید کالا فاقد شماره سریال چاپی و کد پیگیری می باشند . همچنین در مواردی مشاهده گردید که این برگها به طور کامل تکمیل نگردیده اند.به طور مثال می توان به سند ۲۱۱ اشاره نمود.
صورت خلاصه تنخواه به طور کامل تکمیل نمی گردد و فاقد امضای تنخواه گردان می باشد. به منظور جلوگیری از هرگونه ابهام و اختلافات و ادعاهای احتمالی آتی ، در خصوص انجام تعهدات متقابل شرکت و اشخاص ثالث و شرکتهای طرف معامله انعقاد قرارداد الزامی می باشد.
پیشنهاد می گردد اقدامات لازم در خصوص تهیه برگهای درخواست خرید کالا با شماره سریال چاپی صورت پذیرد و به منظور اعمال کنترلهای داخلی بیشتر این درخواستها به طور کامل تکمیل گردد.
پیشنهاد می گردد به منظور اعمال کنترلهای داخلی لازم ، شماره سریال چاپی بر روی این فرمها تعبیه گردد.
پیشنهاد می گردد به منظور اعمال کنترلهای داخلی و همچنین جلوگیری از ادعاهای اشخاص ثالث نسبت به شرکت ، این فرم به طور کامل تکمیل و دریافت گردد.
پیشنهاد م۱۶-ی گردد دقت لازم در درج اطلاعات در صورت خلاصه تنخواه بعمل آید.
۱۸-۷ شرکت به منظور تامین نقدینگی جهت سرمایه در گردش خود اقدام به اخذ تسهیلات از اشخاص ثالث با نرخ کارمزد ۳۶ درصدی می نماید که هزینه اخذ تسهیلات فوق بر اساس قانون مالیاتهای مستقیم جزء هزینه های غیر قابل قبول محسوب می گردد.
شرکت بابت هزینه آب مصرفی ماههای فروردین ، اردیبهشت ، دی و اسفند هیچگونه ذخیره ای در حسابها منظور نکرده است.
برگهای درخواست خرید کالا فاقد شماره سریال چاپی و کد پیگیری می باشند . همچنین در مواردی مشاهده گردید که این برگها به طور کامل تکمیل نگردیده اند.
به منظور جلوگیری از تحمیل هزینه های اضافی ناشی از عدم رعایت قوانین و مقررات موضوع ، توصیه می گردد در جهت تامین مالی از منابع بانکی صورت گیرد.
پیشنهاد می گردد جهت رعایت اصل تحقق هزینه های هر دوره از درآمدهای همان دوره ، همچنین مشخص شدن هزینه های واقعی دوره مالی ذخیره کافیدر حسابها منظور گردد.
توصیه می گردد شرکت در ثبت هزینه های دوره ای دقت لازم مبذول داشته تا تمام هزینه ها به طور کامل در مراکز مربوطه ثبت گردد.
بمنظور رعایت اصول و استاندارد ها ی حسابداری توصیه می شود نسبت به احتساب هزینه ها ی معوق پس از کارشناسی های لازم اقدام شود .
پیشنهاد می گردد اقدامات لازم در خصوص تهیه برگهای درخواست خرید کالا با شماره سریال چاپی صورت پذیرد و به منظور اعمال کنترلهای داخلی بیشتر این درخواستها به طور کامل تکمیل گردد.
برگ هزینه و برگ پرداخت نقدی و صورت خلاصه خرید کالا و همچنین نامه های داخلی شرکت از جمله فرمهایی هستند که فاقد شماره سریال می باشند.
رسید پرداخت وجه نقد ، به طور کامل تکمیل نمی گردد
پیشنهاد می گردد به منظور اعمال کنترلهای داخلی لازم ، شماره سریال چاپی بر روی این فرمها تعبیه گردد.
پیشنهاد می گردد به منظور اعمال کنترلهای داخلی و همچنین جلوگیری از ادعاهای اشخاص ثالث نسبت به شرکت ، این فرم به طور کامل تکمیل و دریافت گردد
ردیف
نقاط ضعف و اثرات ناشی از آن پیشنهادهای اصلاحی نظرات مدیریت شرکت
( شامل اقداماتی که در نظر است صورت گیرد) نظرات حسابرسان
۸
۱-۸
۳-۸
۴-۸
سایر موارد:
کلیه اسناد حسابداری فاقد امضای مجاز می باشد و کنترل کافی توسط مقامات مالی بر روی اسناد حسابداری صورت نمی گیرد.
الزامات قانونی در رابطه با ارائه اطلاعات و مدارک مورد نیاز به سازمان امور مالیاتی همچنین آیین نامه تحریر دفاتر قانونی در مقاطعی بنحو کامل رعایت نشده است.
در مواردی مدارک و مستندات با تقدم و تاخر در حسابها ثبت شده است در این رابطه می توان به اسناد حسابداری صادره در تاریخهای ۱ مهر ماه ۱۳۸۶ و ۱۴ مرداد ماه ۱۳۸۶ اشاره نمود.
در رابطه با پرداخت هزینه قبوض تلفن های همراه که در اختیار مدیران و مسئولین شرکت قرار داده شده است ، سقف مشخصی از سوی هیات مدیره تعیین نشده است.
اسناد حسابداری توسط کارکنانی که امضاهای آنها ذیل سند حسابداری پیش بینی شده است مورد تایید قرار گیرد.
بمنظور حفظ منافع شرکت ، رعایت کامل قوانین و مقررات موضوعه اکیداً توصیه می شود.
بمنظور جلوگیری از تحمیل هزینه های اضافی ناشی از رد دفاتر قانونی ، نسبت به ثبت بموقع رویدادهای مالی در دفاتر شرکت اقدام گردد
به منظور رعایت صرفه و صلاح شرکت ، سقف مربوط به مکالمات تلفنی تعیین و به مورد اجرا گذاشته شود.
۹-۸ مفاد ماده ۱۷ اساسنامه مبنی بر تعیین سمت سالیانه اعضای هیئت مدیره رعایت نشده است.
تعداد صفحات دفاتر قانونی در اولین و آخرین صفحه توسط اداره ثبت اسناد درج نشده است.
در مواردی صورتجلسات هئیت مدیره توسط مدیران حاضر در جلسات بطور کامل امضاء نگردیده است .
توصیه می گردد به هنگام پلمپ دفاتر قانونی به موارد مزبور توجه کافی اعمال گردد.
به منظور رعایت کنترل داخلی مناسب توصیه می شود صورتجلسات هئیت مدیره پس از برگزاری جلسه توسط مدیران حاضر تائید و امضاءگردد.
به منظور جلوگیری از تحمیل هزینه های اضافی ناشی از مفاد قوانین جاریه رعایت قانون اکیداً توصیه می شود
با توجه به اینکه قرارداد مورد بحث حاوی تعهدات نمایندگان می باشد لازم است در دفتر اندیکاتور ثبت و توسط مسئولین مجاز امضا گردد که در صورت لزوم قابل اتکاء استفاده باشد