مدارک مثبته

مدارک مثبته

در این نوشته به مفهوم مدارک مثبته و یا اسناد مثبته و نقش آن در حسابداری و چگونگی رسیدگی به آن توسط مشاور مالیاتی می پردازیم.

مدارک مثبته یا اسناد مثبته

مدارک مثبته اسناد نشان‌دهنده وقوع رویداد مالی هستند.

توسط اسناد و مدارک مثبته می‎توان رویداد مالی را شناسایی، اندازه گیری و ثبت نمود.رویداد مالی به رویدادهایی گفته می‎شود که باعث تغییر در دارایی، بدهی یا حقوق صاحبان سهام واحدهای اقتصادی می‎شود.با استفاده از قابلیت شناسایی در اسناد و مدارک مثبته می‎توان به نوع رویداد مالی و زمان وقوع آن پی برد.همچنین با استفاده از قابلیت اندازه گیری می‎توان معادل ریالی تاثیر رویداد مالی بر دارایی، بدهی یا حقوق صاحیان سهام را تعیین و در نهایت با استفاده از این اطلاعات آن را ثبت نمود.

انواع اسناد و مدارک مثبته و مراحل آماده شدن

اسناد و مدارک مثبته در انواع و شکل‎های مختلفی از جمله به صورت دست نویس یا چاپی وجود دارد.

نمونه دست نویس، رسید انبار تکمیل و امضا شده توسط مسئول انبار یا دستور کتبی مدیریت مبنی بر تعلق پاداش به پرسنل و نمونه چاپی آن فاکتور فروش رسمی موضوع ماده ۱۶۹ مکرر قانون مالیات‎های مستقیم است که به صورت نرم افزاری تکمیل شده است.

مراحل آماده شدن اسناد و مدارک مثبته در رویدادهای مالی مشابه در بسیاری از شرکت‎ها تا حد زیادی یکسان است و تفاوت بیشتر در شکل ظاهری اسناد و مدارک می‎باشد.

ارزش اسناد و مدارک مثبته:

ارزش اسناد و مدارک مثبته بر اساس کاربرد و استفاده کنندگان از آن تعیین می‎شود و برای همه یکسان نیست.

مثلا اسناد و مدارک مربوط به تنخواه برای تنخواه گردان و حسابداری که قصد ثبت آن را دارد با ارزش است اما همین اسناد هیچ ارزشی برای واحد فروش ندارد یا برخی از اسناد و مدارکی که در زمان رسیدگی مالیاتی ارائه می‎شود برای مسائل مالیاتی بسیار با ارزش است اما همین اسناد ممکن است در زمان رسیدگی به بیمه تامین اجتماعی شرکت هیچ ارزشی نداشته باشد.

جهت تماس با مشاور مالیاتی کلیک کنید

مدارک مثبته حتماً نباید چاپی و دارای شکل بخصوصی باشند. بلکه شکل اسناد متنوع وگاهاً دست نویس است.

کفایت اسناد و مدارک مثبته

این عبارت به این معنی است که اسناد و مدارک مثبته باید به نحوی باشند که به صورت واضح و دقیق برای شناسایی، اندازه گیری، ثبت و بررسی صحت رویداد مالی کافی باشد.

همچنین در صورت نیاز بتوان برای پیگیری‎ بعدی از آن‎ها استفاده کرد. همانطور که ارزش اسناد برای افراد یکسان نیست کفایت اسناد هم برای افراد متفاوت است.

سایر ویژگی‎های اسناد و مدارک مثبته:

در اسناد و مدارک باید به وضوح رویداد مالی قابل تشخیص بوده و مبلغ دقیق آن هم قابل تعیین باشد.

اسناد و مدارک مثبته برای هر رویداد مالی با رویداد دیگر تفاوت دارد و نوع اسناد و مدارک مثبته بر اساس رویدادها تعیین می‎شود.

اسناد مثبته و سند حسابداری و مشاور مالیاتی

دلایل اهمیت مدارک مثبته :

این اسناد به دلایل ذیل دارای اهمیت هستند:

  • اولاً مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت رویداد مالی در اسناد و مدارک و دفاتر قانونی می‌باشند.
  •  ثانیاً به منظور پیگیری‌های بعدی لازم می‌باشند.

نکته ای حائز اهمیت در خصوص سند مثبته

اسناد مثبته حتما بایستی واضح روشن باشند.

به عبارت دیگر اسناد و مدارک مثبته اسناد و مدارکی هستند که بر وقوع معامله یا رویداد مالی مشخصی دلالت دارند.

این مدارک نشان دهنده تاریخ، مبلغ، ماهیت معامله و سایر اطلاعات مورد نیاز هستند و جهت ثبت رویدادهای مالی در سیستم حسابداری آن‌ها مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت به کار می‌روند.

چرا اسناد و مدارک مثبته درحسابداری اهمیت دارند :

  • اولاً رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری هستند.
  • ثانیاً برای پیگیری و رسیدگی های بعدی قابل استناد هستند.
  • ثالثاً در مواقع لزوم جهت احقاق حقوق مؤسسه و دفاع از عملکرد مدیران و کارکنان مؤسسه مورد استفاده قرار می گیرند.
نکته قابل توجه این است که اسناد و مدارک مثبت باید واضح، معتبر و مکفی باشند تا حسابداران و سایر اشخاص بتوانند به آن‌ها استناد نمایند. فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض انبار، رسید صندوق و قبض آب و برق نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته محسوب می‌شوند.

نمونه ای از حسابرسی اسناد مثبته :

اگر اسناد و مدارک مثبته، فاکتور خرید یا فروش باشد، باید کنترل های زیر انجام شود :

۱ سربرگ دار بودن فاکتور
۲ فاکتور دارای مهر باشد
۳ فاکتور دارای تاریخ باشد
۴ کنترل جمع سطر و ستون فاکتور
۵ کنترل عدم قلم خوردگی
۶ کنترل مبلغ عددی و حروفی
۷ کنترل درج کد / شناسه ملی صادرکننده فاکتور (فروشنده) بر روی فاکتور
۸ کنترل درج کد اقتصادی صادرکننده فاکتور (فروشنده) بر روی فاکتور
۹ کنترل درج آدرس، تلفن، کد پستی و سایر موارد الزامی دیگر

از دیگر کنترل هایی که یک حسابدار باید به آن توجه نماید، کنترل صاحبان مجاز امضا بابت اسناد و اوراق تعهدآور اشخاص برای ارائه به سایرین براساس مندرجات روزنامه رسمی مربوط به ایشان (حقیقی یا حقوقی) می باشد.

جهت تماس با مشاور مالیاتی کلیک کنید

نمونه هایی از اسناد مثبته :

فاکتورفروش، رسید بانکی، قبض انبار، رسید صندوق و قبض آب و برق نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته محسوب می شوند.

هر دریافت و یا پرداختی باید مبتنی بر مدارک و مستنداتی منطقی، مکتوب و مرتبط با آن باشد.

از انواع دیگر این گونه اسناد می توان به : فاکتور خرید (بیانگر خرید کالا از فروشندگان) ، چک (بیانگر انجام تعهد مالی) ، رسید دریافت / پرداخت وجه (بیانگر دریافت وجه از مشتریان یا پرداخت وجه به حساب اشخاص دیگر) و رسید های بانکی (که توسط بانک ماشین شده و مهر بانک بر روی آن زده شده است) اشاره کرد.

مدارک مثبته مورد استفاده در حسابداری

برخی از اسناد مثبته که در حسابداری مورد استفاده است به شرح ذیل است:

  1. رسید پرداخت وجه : این فرم توسط صندوقدار موسسه مورد استفاده قرار می گیرد .به وسیله این فرم بابت هر مبلغی که از محل صندوق پرداخت می شود از دریافت کننده وجه ، رسید اخذ می شود.
  2. فاکتور : وقتی کالایی به فروش می رود لازم است فروشنده ، فاکتور فروش را صادر نماید که این فاکتور برای خریدار به عنوان فاکتور خرید و برای فروشنده به عنوان فاکتور فروش می باشد.البته برای فروش خدمات نیز فاکتور فروش خدمات صادر می شود.
  3. دستور پرداخت چک :به وسیله این فرم بابت هر چکی که پرداخت می شود از دریافت کننده چک ، رسید اخذ می شود.
  4. رسید انبار : به آن قبض انبار نیز می گویند و این قبض بابت تمامی کالاهایی که وارد انبار می شود صادر می گردد.
  5. حواله انبار :برای خروج هر کالایی از انبار باید ابتدا درخواست کتبی صورت بگیرد و مقام مجاز نیز ذیل برگه درخواست کالارا امضا نماید.بعد از تکمیل فرم درخواست کالا،درخواست کننده و یا نماینده ایشان به انبار مراجعه می نماید و کالاهای مورد درخواست را به شرط موجود بودن در انبار،دریافت می کند.در موقع تحویل کالا به درخواست کننده باید فرم حواله انبار تکمیل شود و از تحویل گیرنده کالاها نیز امضای لازم اخذ شود.در برخی از شرکتها،فرم درخواست کالا و حواله انبار با یکدیگر تجمیع می شوند

ارزش اسناد و مدارک مثبته:

ارزش اسناد و مدارک مثبته بر اساس کاربرد و استفاده کنندگان از آن تعیین می‎شود و برای همه یکسان نیست.

مثلا اسناد و مدارک مربوط به تنخواه برای تنخواه گردان و حسابداری که قصد ثبت آن را دارد با ارزش است اما همین اسناد هیچ ارزشی برای واحد فروش ندارد.

یا برخی از اسناد و مدارکی که در زمان رسیدگی مالیاتی ارائه می‎شود برای مسائل مالیاتی بسیار با ارزش است اما همین اسناد ممکن است در زمان رسیدگی به بیمه تامین اجتماعی شرکت هیچ ارزشی نداشته باشد.

جهت تماس با مشاور مالیاتی کلیک کنید

عواقب عدم جمع آوری اسناد مثبته

در بسیاری موارد حسابدار از روی بی تجربگی خود سندی را بدون مدرک ثبت می کند و بعد از مدتی حسابدار مورد سوال از طرف کارفرما قرار می گیرد.

یا ممکن است شرکاء از هم سوء استفاده کنند؛ به حسابدار گفته شده که بدون مدرک سند را ثبت کند و بعدها شرکائ با هم به مشکل خوردند و حسابدار دچار مشکل شده است.

اصول و ارکان اساسی برای شروع کار حسابداری مدرک است؛ اگر در کار بدون مدرک سندی ثبت کنیم؛ دچار مشکلات عدیده خواهیم شد.

بنابراین هیچ گاه سند بدون مدرک ثبت نکنید. و اگر اینکار را انجام دهید در مشکلات پیش آمده سهیم هستید.

اگر اصول را زیر پا بگذارید خودتان هم زیر سوال میروید.

شما می توانید در این خصوص با مشاور مالیاتی گروه آرمان پرداز خبره در ارتباط باشید.

جمله اولیه در حسابداری:

جمع آوری اطلاعات؛ اطلاعات مکتوب؛ بعد تجزیه و تحلیل و بعد ثبت سند؛ باید حتما مدارک موجود باشد تا سند ثبت شود. اطلاعات شفاهی از نظر حسابداری هیچ ارزشی ندارد. جمع آوری اطلاعات فقط مکتوب باید انجام شود.

جهت تماس با مشاور مالیاتی کلیک کنید

دیدگاهتان را بنویسید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. فیلدهای مورد نیاز با * مشخص شده است

نوشتن دیدگاه

عضویت در خبر نامه

مشاور مالیاتی معتبر را بشناسید آرمان پرداز خبره
مشاور مالیاتی
مشاور مالیاتی معتبر را بشناسید

در این نوشته برای شما توضیح می دهیم که چگونه یک مشاور مالیاتی معتبر را بشناسید و به او اعتماد کنیم. در پایان اعتماد شما را به آرمان پرداز خبره جلب می کنیم. مشاور مالیاتی معتبر

ادامه مطلب »
اهمیت مشاور مالیاتی آرمان پرداز خبره
مشاور مالیاتی
اهمیت مشاور مالیاتی

اهمیت مشاور مالیاتی در این نوشته میخواهیم به اختصار در خصوص اهمیت مشاور مالیاتی به قلم کارشناس آرمان پرداز خبره بپردازیم. کسب و کار و اهمیت مشاور مالیاتی در آن اهمیت مشاوره در زمینه مالیات کسب

ادامه مطلب »
انتخاب کارشناس حسابداری و مشاور مالیاتی متناسب با ابعاد شرکت توسط آرمان پرداز خبره
خدمات مالی
مشاور مالیاتی متناسب با ابعاد شرکت

در این نوشته می خواهیم در مورد نکاتی در خصوص انتخاب مشاور مالیاتی متناسب با ابعاد شرکت و نحوه انتخاب کارشناس حسابداری بپردازیم. تا پایان با ما همراه باشید و جهت هرگونه نیاز به مشاور مالیاتی

ادامه مطلب »
شرح وظایف و اختیارات مشاور مالیاتی
حسابداری
شرح وظایف و اختیارات مشاور مالیاتی

در این نوشته میخواهیم به شرح وظایف و اختیارات مشاور مالیاتی در سازمان امور مالیاتی بپردازیم. جهت هرگونه سوال در خصوص مشاور مالیاتی با ما در ارتباط باشید. مشاور مالیاتی کیست؟ مشاور مالیاتی کسی است که

ادامه مطلب »
انواع هزینه ها در حسابداری و مالی توسط مشاور مالیاتی
حسابداری
انواع هزینه ها در حسابداری

در این نوشته میخواهیم در خصوص انواع هزینه ها در حسابداری و مالی ، بهبود هزینه ها توسط مشاور مالیاتی و همچنین در خصوص انواع هزینه بپردازیم انواع هزینه ها در حسابداری یکی از مهم‌ترین مفاهیم

ادامه مطلب »
مدارک مثبته
دسته‌بندی نشده
مدارک مثبته

در این نوشته به مفهوم مدارک مثبته و یا اسناد مثبته و نقش آن در حسابداری و چگونگی رسیدگی به آن توسط مشاور مالیاتی می پردازیم. مدارک مثبته یا اسناد مثبته مدارک مثبته اسناد نشان‌دهنده وقوع

ادامه مطلب »
مشاور مالیاتی کیست ؟
حسابداری
مشاور مالیاتی کیست ؟

مشاور مالیاتی کیست؟ در این مطلب درباره مشاور مالیاتی کیست و خصوصیات یک وکیل مالیاتی خبره ، هم چنین میزان آشنایی او با قوانین مالیاتی و امور مالیاتی کشور به صورت مفصل صحبت می کنیم. با

ادامه مطلب »
اهمیت مشاوره مالیاتی
حسابداری
اهمیت مشاوره مالیاتی

اهمیت مشاوره مالیاتی تمامی مشاغل نیازمند دانش مشاور مالیاتی و وکیل مالیاتی و اهمیت مشاوره مالیاتی برای روبه رو شدن با قانون مالیات سازمان امور مالیاتی هستند. با ما باشید زیرا در این نوشته به این

ادامه مطلب »
مفاصا حساب مالیاتی
حسابداری مالی
مفاصا حساب و نحوه دریافت مفاصا حساب

درخواست گواهی مفاصا اولین کاری است که مودی و یا مشاور مالیاتی و وکیل مالیاتی وی ملزم است برای دریافت گواهی مفاصا حساب مالیاتی انجام دهد. براساس ماده ۲۳۵ قانون مالیات های مستقیم، اداره امور مالیاتی

ادامه مطلب »
مشاور مالی را چگونه انتخاب کنیم
حسابداری
مشاور مالیاتی چه کاری انجام می دهد

اشخاص حسابرس و مشاور مالیاتی در هدایت مالیات دهندگان برای رعایت قوانین، در تمام امور مالی، حسابداری و پرداخت مالیات نقش مهمی دارد. بسته به وضعیت مالیات دهنده، خدماتی که یک مشاور مالیاتی ارائه می‌دهد، متفاوت

ادامه مطلب »
مالیات بر ارزش افزوده
حسابداری
مالیات املاک و مستغلات

مالیات املاک و مستغلات ، نوعی از مالیات می باشد، که از درآمدهای به دست آمده از ملک محسوب می شود. املاک و مستغلات شامل سه نوع مالیات می شوند: مالیات بر درآمد اجاره از املاک

ادامه مطلب »
تکنولوژی نرم افزار
حسابرسی
موضوعی برای بحث در زمینه حسابرسی

    موضوعی برای بحث در زمینه حسابرسی     جمع داراییهای شرکتی ۲۰۰ میلیارد ریال است. حسابرس معتقد است تحریف داراییها بالای ۲۰ درصد، منجر به اظهار نظر مردود می‌شود (برای پرهیز از تردیدهای احتمالی در

ادامه مطلب »
بیمه‌ای به کارفرمایان
حسابداری
مدیریت سود چیست؟

مدیریت سود چیست؟   در کسب و کار برای حفظ عملیات، ارائه خدمات بهتر، و ارائه محصولات جدید، آن نیاز به سود می باشد. در هر کسب و کار، سود همیشه با زیان های خاص همراه است. مهم

ادامه مطلب »

مقاله های مرتبط

اهمیت مشاور مالیاتی آرمان پرداز خبره

اهمیت مشاور مالیاتی

اهمیت مشاور مالیاتی در این نوشته میخواهیم به اختصار در خصوص اهمیت مشاور مالیاتی به قلم کارشناس آرمان پرداز خبره بپردازیم. کسب و کار و

ادامه مطلب »
درخواست خود را بنویسید ...
ما را در نقشه بیابید ...