یکی از ارکان اصلی مدیریت در هر سازمان و کسب و کاری ، نظارت و کنترل بر روی اموال سازمان است. با توجه به اینکه در هر سازمانی نسبت به وسعت و فعالیت آن ، امکان نگهداری اطلاعات اموال دشوار است و در زمان اموال گردانی مغایرت های بی شماری به چشم می خورد ، به کارگیری سیستم حسابداری اموال اهمیت دارد. چون باید انتقال اطلاعات از دفتر اموال به نرم افزار اموال و دارایی ثابت بسیار دقیق انجام شود تا مدیران بتوانند در جهت پیشبرد اهداف کاری کسب و کار خود به درستی تصمیم بگیرند. بنابراین مسئولین سازمان برای انتخاب یک سیستم مدیریت اموال حساسیت های زیادی قائل هستند و ترجیح می دهند نحوه ثبت اموال در حسابداری برایشان به سهولت صورت بگبرد.
شرح سیستم دارایی شرکت درچهار قسمت قابل بحث و رسیدگی میباشد:
الف –ایجاد یا خرید
ب – نگهداری
پ – استهلاک
ت –فروش
الف – ایجاد یاخرید داراییهای ثابت
الف -۱-ایجاد داراییها
درشرکت براساس نیاز شرکت (معمولا مربوط به ساخت ساختمانها وتاسیسات) ، درخواست واحد ، صلاحدید مدیریت عامل و درصورت نیاز تصویب هیات مدیره صورت میگیرد درصورتی که منبع مالی تامین شود و پروژه تصویب گردد ، اقدام به برسی و مشاوره و طراحی طرح میگردد و سپس با توجه به آیین نامه معاملات شرکت پیمانکار مشخص و نسبت به ساخت آن اقدام و درقسمت دارایی درجریان تکمیل ثبت میگردد . و تمام مخارجی را که شرکت بابت تحصیل دارایی متحمل میگردد به حساب دارایی درجریان ثبت گردیده و پس از پایان ساخت به سرفصل مناسب منتقل میشود.(ساخت پروژه در جریان و صورت وضعیت های ارایه شده در شرح سیستم پیمانکاری عطف ۸۰۱۶ مورد بررسی قرار گرفته است .)
ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
دارایی درجریان تکمیل xxxx
حسابهای پرداختنی /موجودی نقد /موجودی /سایر xxxx بابت هزینه های انجام شده پروژه درجریان تکمیل
ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
دارایی ثابت xxxx
دارایی درجریان تکمیل xxxx بابت تکمیل پروژه وانتقال به سرفصل دارایی
الف -۲- خرید داراییهای ثابت
با توجه به نیازشرکت و تایید مقام مجاز و به مراحل زیر صورت میگیرد:
الف -۲-۱-پیشنهاد خرید
واحدی که نیاز به کالا یا دارایی داشته اقدام به صدور برگ پیشنهاد خرید نموده (عطف ۱/۸۰۱۵) که در دو نسخه میباشد ، سفید: انبار ، زرد: واحد درخواست کننده و در آن مشخصاتی از قبیل نوع جنس ، شماره فنی ، مقدار ، واحد ، عطف درخواست خرید ، را تکمیل نموده و باید به تایید مدیر قسمت ، مدیریت مجتمع رسیده و سپس به واحد انبار ارایه میگردد .
درانبار قسمت کنترل کالا ، انبار را بررسی نموده و در صورتی که کالا موجود باشد اقدام به صدور برگ حواله میگردد . و در مواردی که کالا در انبار موجود نباشد ، انبار عدم وجود اقلام درج شده را در زیر برگ پیشنهاد خرید تایید مینماید.
الف -۲-۲-درخواست خرید
بعد از تایید عدم وجود اقلام یاد شده و امضاء برگ پیشنهاد خرید توسط انبار ، انبار اقدام به صدور برگ درخواست خرید (عطف ۲/۸۰۱۵ ) مینماید . برگ درخواست خرید در ۲ نسخه بوده ( ۱- تدارکات ۲- انبار ) و موارد: کد کالا ، شرح کالا، شماره فنی ، مقدار درخواستی و سایر در آن درج گردیده و باید به تایید: ۱- سرپرست انبارها (انبار عمومی : آقای کوهفر انبارفنی : آقای رجبی انبار توسعه : آقای پارسا ) ۲- رییس امور انبار ها –علوی ۳- معاونت اجرایی – الوندیان ۴- معاونت مالی ۵- مدیر عامل – سالاروند برسد.
بعد از تکمیل ، درخواست خرید به واحد بازرگانی جهت خرید ارایه میگردد و سپس واحد بازرگانی طبق آیین نامه معاملات اقدام به خرید مینماید . (خرید کالا در رسیدگی به سیستم خرید عطف ۸۰۱۷ مورد بررسی قرار گرفته است )
ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
موجودی انبار xxxx
بانک/بستانکاران/تنخواه گردان … xxxx بابت خرید کالا واعمال به حساب انبار
شرکت از سال ۱۳۸۰ دارای آیین نامه تفکیک هزینه های سرمایه ای از جاری میباشد ( عطف ۸۲۰۹ ) که طی آن کالاهایی که مبالغ آن بالای ۵۰۰،۰۰۰ ریال باشد به حساب دارایی منظور میگردند .
حسابداری اموال در پایان ماه اقدام به تهیه لیست اقلام خریداری شده که ماهیت دارایی داشته و در انبار هستند را تهیه و به حسابداری اموال تحویل مینماید و سپس حسابداری اموال طبقه بندی دارایی را با توجه به نوع آن دارایی در کد دارایی ثبت مینماید :
ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
دارایی ثابت xxxx
انبار ( حساب واسط انبار) xxxx بابت اعمال دارایی نزد انبار به حساب واسط
در صورتی که کالا تا پایان سال از حساب انبار خارج نگردد حسابداری اموال با هماهنگی با حسابداری انبار اقدام به صدور ثبت زیر مینماید :
ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
موجودی سرمایه ای xxxx
دارایی ثابت xxxx بابت اعمال دارایی خارج نشده از انبار به حساب موجودی سرمایه ای
ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
انبار ( حساب واسط انبار) xxxx
موجودی انبار xxxx بابت حواله انبار کالا و ثبت مصرف از انبار
برای داراییهای ثابتی که درطی ماه تحصیل و مورد بهره برداری قرار میگیرد استهلاک از اول ماه بعد محاسبه و درحسابها منظور میشود .درمواردی که هریک ازداراییهای استهلاک پذیر پس از آمادگی جهت بهره برداری به عللی برای مدتی مورد بهره برداری قرار نگیرد میزان استهلاک آن برای مدت یاد شده معادل ۳۰ درصد نرخ استهلاک جدول بالا میباشد.
ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
هز ینه استهلاک xxxx
استهلاک انباشته xxxx بابت هزینه استهلاک داراییها
ت –فروش داراییها
در مورد فروش اموال و دارائیها طبق ماده ۱۱ آیین نامه معاملات شرکت کالا های قابل فروش اقلامی هستند که معیوب ، ضایعاتی ، مستعمل ، راکد یا مازاد بر مصرف میباشند . لیست کالاهای قابل فروش با پیشنهاد کتبی مدیر واحد و تایید معاونت مربوطه تعیین و در اختیار امور انبارها قرار میگیرد ، امور انبارها لیست اقلام قابل فروش را به صورت تجمیعی تهیه و با رعایت سلسله مراتب اداری وتایید معاونت مربوطه جهت تصویب فروش و همچنین تصمیم گیری در خصوص نحوه فروش به کمسیون معاملات ارسال مینماید بعد از تایید کمسیون معاملات باید به تایید هیات مدیره رسیده و توسط کارشناس رسمی دادگستری تعین قیمت شده و بر اساس آن اقدام به برگزاری مزایده گردد.
بعد از برگزاری مزایده و تعیین برنده بر اساس آیین نامه معاملات و تحویل کالا به خریدار ، حسابداری انبار ثبت زیر را در حسابها اعمال مینماید :
ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
سپرده شرکت در مزایده xxxx
بانک xxxx
(کد ۳۷۲۱ )حساب واسط موجودی سرمایه ای xxxx بابت فروش دارایی ثابت
بعد از انجام عملیات فروش ، گزارش به قسمت حسابداری اموال ارایه شده و حسابداری اموال اقدام به صدور ثبت ذیل مینماید:
ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
حساب واسط موجودی سرمایه ای xxxx
استهلاک انباشته دارایی xxxx
دارایی ثابت xxxx بابت فروش دارایی ثابت
در ضمن سود و زیان فروش نیز شناسایی و ثبت میگردد.
سایر فرمها ومدارک مورد استفاده (بر اساس سیستم TQM )
در پایان هر ماه حسابداری اموال از طریق بررسی رسیدهای انبار لیست کالاهایی که سرمایه ای بوده مشخص و به حسابداری انبار جهت ثبت وتعدیل در حسابها ارایه مینماید (طی فرم صورت دارایی های ثابت عطف ۷/۸۰۱۵)
در صورتی که در واحدی نیاز به تعمیرات اساسی و استفاده از کالاهای اموالی در تعمیرات داشته باشد بعد از تکمیل تعمیرات واحد تعمیرات فرم ثبت تعویض تجهیزات خط تولید را تکمیل نموده و تایید مینماید که دستگاه مستعمل با مشخصات فنی وکد اموال وغیره از خط خارج و جایگزین شده است . فرم یاد شده در ۳ نسخه بوده ۱- تحویل گیرنده دستگاه جدید ۲- واحد انجام دهنده تعمیرات ۳- دفتر برنامه ریزی نگهداری وتعمیرات و باید به تایید تحویل گیرنده ( واحد تعمیرات ) برسد (عطف ۸/۸۰۱۵)
واحد تعمیرات تجهیزات وکالای مستعمل را طی فرم عودت تجهیزات تعمیر شده (عطف ۹/۸۰۱۵ )را به انبار فنی تحویل مینماید در فرم یاد شده موارد : ۱- نام وکد دستگاه ۲- شماره اموال ۳- مشخصات فنی ۴- شرح تعمیر انجام شده ۵- وضعیت فعلی دستگاه درج شده وباید به امضا سرپرست واحد تعمیرات و سرپرست انبار برسد . این فرم در سه نسخه بوده ۱- تحویل گیرنده ۲- تعمیرات ۳- حسابداری اموال
نقاط ضعف سیستم :
A. برگ پیشنهاد خرید فاقد سریال میباشد .
B. در برگ درخواست خرید شرکت به جای معاونت مالی ( طراحی شده در فرم ) آقای خدایار معاونت بازرگانی امضاء مینمایند .
C. آیین نامه تفکیک هزینه های جاری از سرمایه ای شرکت متعلق به سال ۸۰ بوده و تا تاریخ رسیدگی به روز نشده است و در ضمن به تایید هیات مدیره نرسیده است .
D. شرکت باید از اموال خود که در هر واحد میباشند لیست تهیه و به پرسنل تحویل وامضا دریافت نماید و درمحل قابل رویت واحد نصب نماید .
E. فرم ثبت تعویض تجهیزات خط تولید فاقد سریال میباشد .
F. فرم عودت تجهیزات تعمیر شده فاقد سریال میباشد .
G. داراییهای ثابت شرکت در فواصل زمانی معین مورد شمارش ومشاهده عینی قرار نمیگیرد . (شرکت باید هر پنج سال اقدام به اموال گردانی نموده وضعیت اموال را بررسی نماید و یا هرسال به صورت موردی چند فقره از اموال مشاهده عینی وکنترل گردد و از موارد یاد شده صورتجلسه تهیه شده و به تایید مدیران برسد .)
H. شرکت فاقد آیین نامه مدونی در خصوص نحوه خرید ، نگهداری ، استهلاک ، فروش داراییها میباشد.
دارایی _حسابداری_حسابرسی _مالی_مالیاتی _اظهارنامه