سیستم کنترل داخلی حساب‌های پرداختنی

مالیات بر درآمد

سیستم کنترل داخلی حساب‌های پرداختنی

هنگامی که به کنترل‌های داخلی حساب‌های پرداختنی می‌اندیشیم باید به خاطر داشته باشیم که حساب‌های پرداختنی یک شرکت، حساب‌های دریافتنی شرکت‌های دیگر است. در نتیجه، احتمال این که اشتباهی برای همیشه پنهان بماند بسیار اندک است؛ زیرا، بستانکاران صاحبکار نیز معمولاً مدارک کاملی را نگه می‌دارند و چنانچه طلب خود را دریافت نکنند،‌ صاحبکار را از آن آگاه می‌کنند. این ویژگی‌ بدهی‌ها، حسابرسان را در کشف تخلف‌ها یاری می‌رساند، مگر آنکه متخلف، شخصی باشد که بتواند هم درخواست‌های پرداخت ارسالی بستانکاران را دریافت کند و هم به آنها پاسخ دهد. بدین ترتیب، برخی از شرکت‌ها ترجیح می‌دهند به جای نگهداری مدارک کاملی درباره بدهی‌های خود، بیشتر بر اطلاعیه‌های بستانکاران در مورد تأخیر در پرداخت‌های صاحبکار، اتکا کنند. چنین برخوردی به معنای ناقص بودن یا دقیق نبودن مدارک حساب‌های پرداختنی نیست، بلکه به معنای ضعفی است در سیستم کنترل پرداختنی‌ها که در سیستم کنترل حساب‌های دریافتنی دیده نمی‌شود.

بحث درباره سیستم کنترل داخلی حساب‌های پرداختنی می‌تواند به طور منطقی چنان گسترش یابد که تمام چرخه خرید یا تحصیل را دربرگیرد. در یک سیستم خوب و مؤثر خرید، دایره انبار یا دایره کنترل موجودی‌ها درخواست خریدی را تهیه و تصویب می‌کند که سپس برای دایره خرید ارسال می‌شود. نسخه‌ای از این درخواست خرید به ترتیب شماره در دایره تهیه‌کننده، بایگانی می‌گردد تا با سفارش خرید تنظیم شده و در نهایت، با گزارش دریافت کالا مطابقت داده شود.

دایره خرید با دریافت درخواست خرید، (1)‌ لزوم سفارش دادن مواد و کالای درخواستی را تعیین و (2) فروشنده مناسب، مقدار و قیمت خرید آنها را انتخاب می‌کند. سپس با کسب مجوزهای لازم (در صورت نیاز) مواد و کالای مورد نیاز را با تنظیم سفارش خریدی که دارای شماره ردیف باشد، سفارش می‌دهد. نسخه‌ای از این سفارش خرید باید برای هر یک از دوایر انبار، دریافت کالا و حساب‌های پرداختنی ارسال گردد. نسخه ارسالی برای دایره دریافت کالا معمولاً مقادیر سفارش شده را ندارد تا بدین ترتیب، دایره دریافت کالا به شمارش کالاهای دریافتی ترغیب شود؛ اما، وجود این واقعیت که فهرست بسته‌بندی (حاوی مقادیر کالاها) عموماً‌ همراه با کالای ارسالی توسط فروشندگان به دایره دریافت کالا می‌رسد، اثر این کنترل داخلی را کاهش می‌دهد.

دایره دریافت کالا باید مستقل از دایره خرید باشد. دایره دریافت کالا باید کالای دریافتی را بازرسی و شمارش کند. برای تمام کالاهای دریافتی باید گزارش دریافت کالا تنظیم شود. گزارش‌های دریافت کالا باید دارای شماره ردیف باشد و نسخ آن به تعدادی تنظیم شود که برای اطلاع دوایر انبار، خرید و حساب‌های پرداختنی ارسال گردد. در شرکت‌های کوچک، معمولاً از فهرست‌بندی فروشندگان به عنوان گزارش دریافت استفاد می‌شود.

تاریخ دریافت هر یک از مدارک توسط دایره حساب‌های پرداختنی باید روی آن مدارک ثبت گردد. برگه‌ها و مدارکی که در داخل دایره حساب‌های پرداختنی تنظیم می‌شود، می‌تواند از طریق شماره ردیف، کنترل گردند. انجام شدن هر یک از مراحل بازبینی هر فاکتور خرید باید با ذکر تاریخ و امضا، روی سند مربوط مشخص شود. مقایسه مقادیر مندرج در فاکتورهای خرید با مقادیر مندرج در گزارش‌های دریافت سفارش‌های خرید، از پرداخت بابت کالاهای دریافتی بیش از مقادیر سفارش و دریافت شده، پیشگیری خواهد کرد. مقایسه قیمت‌های هر واحد، تخفیفات و شرایط حمل مندرج در سفارش‌های خرید با اطلاعات مشابه در فاکتورهای خرید، از پرداخت بابت قیمت گرانتر از قرارداد جلوگیری می‌کند.

جداسازی وظیفه بازبینی و تصویب فاکتورهای خرید از وظیفه پرداخت نقدی بابت آن، گام دیگری است برای پیشگیری از اشتباهات و تخلفات. پیش از تصویب پرداخت فاکتورهای خرید باید شواهدی کتبی از بازبینی تمام جنبه‌های آن، فراهم شده باشد. مسئول صدور چک باید برگه (سند) حسابداری و سایر مدارک پشتوانه فاکتور مزبور را به گونه‌ای علامتگذاری کند که امکان استفاده دوباره از آنها ناممکن شود.

کنترل دیگری که انتظار می‌رود حسابرسان در یک دایره حساب‌های پرداختنی با کنترل‌های داخلی خوب با آن روبرو شوند، مطابقت ماهانه جزئیات حساب‌های پرداختنی (یا برگه‌های پرداختنی) با حساب کنترل بستانکاران در دفتر کل است. این گونه صورت‌های تطبیق ماهانه باید به عنوان مدرک انجام شدن کار نگهداری شود تا در صورت بروز اشتباهات در آینده بتواند در کشف آنها مسئولین را یاری رساند.

صورتحساب‌های ماهانه فروشندگان باید به موقع با دفتر معین بستانکاران مطابقت شود و هر گونه اختلاف آشکار شده باید به طور کامل پی‌جویی گردد. در برخی از صنایع، پرداخت پیش پرداخت به فروشندگان یک امر عادی و متداول است. این گونه پیش‌پرداخت‌ها به شکل درصدی از فاکتورهای خرید، تسویه می‌شود. در صورت وجود چنین پیش پرداخت‌هایی، حسابرسان باید از رعایت روش‌های لازم برای کسر درصد مقرر در قرارداد از تمام فاکتورهای خرید مربوط اطمینان یابند.

عملیات چرخه خرید یا تحصیل در شکل 1-15 نشان داده می‌شود.

سیستم کنترل داخلی و کامپیوتر

پردازش کامپیوتر معاملات خرید می‌تواند کنترل‌های داخلی را افزایش دهد و قدرت بخشد. درخواست‌های خرید و سفارش خرید می‌تواند توسط کامپیوتری تهیه شود که مدارک ثبت دائمی موجودی‌ها را بیدرنگ پردازش می‌کند. با دریافت مواد و کالای سفارش شده، اطلاعات مربوط می‌تواند به کامپیوتر داده شود تا کامپیوتر به طور خودکار، گزارش  دریافت کالا را تهیه و مدارک موجودی‌ها را به هنگام کند. همان گونه که در فصل 11 آمد، پردازش کامپیوتری دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی می‌تواند مدارک وجوه نقد را بهنگام شده در اختیار مدیریت قرار دهد.

کاربرگ‌های حسابرسی حساب‌های پرداختنی

کاربرگ اصلی حساب‌های پرداختنی، تراز آزمایشی انواع مانده‌های حساب‌های پرداختنی به تاریخ ترازنامه و درخواست‌های تأییدیه بستانکاران، کاربرگ‌های اساسی حساب‌های پرداختنی می‌باشد. ترازهای آزمایشی مزبور اغلب به شکل گزارش‌های چاپی کامپیوتر است. علاوه بر این، حسابرسان می‌توانند فهرستی از حسابهای پرداختنی ثبت نشده را که در طول رسیدگی‌های خود کشف کرده‌اند، به شرح شکل 4-15، تهیه کنند.

دیدگاهتان را بنویسید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. فیلدهای مورد نیاز با * مشخص شده است

نوشتن دیدگاه

عضویت در خبر نامه

مشاور مالیاتی معتبر را بشناسید آرمان پرداز خبره
حسابداری
مشاور مالیاتی معتبر را بشناسید

در این نوشته برای شما توضیح می دهیم که چگونه یک مشاور مالیاتی معتبر را بشناسید و به او اعتماد کنیم. در پایان اعتماد شما را به آرمان پرداز خبره جلب می کنیم. مشاور مالیاتی معتبر

ادامه مطلب »
اهمیت مشاور مالیاتی آرمان پرداز خبره
حسابداری
اهمیت مشاور مالیاتی

اهمیت مشاور مالیاتی در این نوشته میخواهیم به اختصار در خصوص اهمیت مشاور مالیاتی به قلم کارشناس آرمان پرداز خبره بپردازیم. کسب و کار و اهمیت مشاور مالیاتی در آن اهمیت مشاوره در زمینه مالیات کسب

ادامه مطلب »
همه چیز درباره مشاور مالیاتی آرمان پرداز خبره
حسابداری
همه چیز درباره مشاور مالیاتی

همه چیز درباره مشاور مالیاتی در این مقاله می‌خواهیم به تمام ابعاد و همه چیز درباره مشاور مالیاتی و یا وکیل مالیاتی پرداخته و با وظایف وی آشنا شویم. با آرمان پرداز خبره همراه باشید. تماس

ادامه مطلب »
انتخاب کارشناس حسابداری و مشاور مالیاتی متناسب با ابعاد شرکت توسط آرمان پرداز خبره
مالیات حقوق
مشاور مالیاتی متناسب با ابعاد شرکت

در این نوشته می خواهیم در مورد نکاتی در خصوص انتخاب مشاور مالیاتی متناسب با ابعاد شرکت و نحوه انتخاب کارشناس حسابداری بپردازیم. تا پایان با ما همراه باشید و جهت هرگونه نیاز به مشاور مالیاتی

ادامه مطلب »
شرح وظایف و اختیارات مشاور مالیاتی
حسابداری
شرح وظایف و اختیارات مشاور مالیاتی

در این نوشته میخواهیم به شرح وظایف و اختیارات مشاور مالیاتی در سازمان امور مالیاتی بپردازیم. جهت هرگونه سوال در خصوص مشاور مالیاتی با ما در ارتباط باشید. مشاور مالیاتی کیست؟ مشاور مالیاتی کسی است که

ادامه مطلب »
انواع هزینه ها در حسابداری و مالی توسط مشاور مالیاتی
حسابداری
انواع هزینه ها در حسابداری

در این نوشته میخواهیم در خصوص انواع هزینه ها در حسابداری و مالی ، بهبود هزینه ها توسط مشاور مالیاتی و همچنین در خصوص انواع هزینه بپردازیم انواع هزینه ها در حسابداری یکی از مهم‌ترین مفاهیم

ادامه مطلب »
مدارک مثبته
دسته‌بندی نشده
مدارک مثبته

در این نوشته به مفهوم مدارک مثبته و یا اسناد مثبته و نقش آن در حسابداری و چگونگی رسیدگی به آن توسط مشاور مالیاتی می پردازیم. مدارک مثبته یا اسناد مثبته مدارک مثبته اسناد نشان‌دهنده وقوع

ادامه مطلب »
مشاور مالیاتی کیست ؟
حسابداری
مشاور مالیاتی کیست ؟

مشاور مالیاتی کیست؟ در این مطلب درباره مشاور مالیاتی کیست و خصوصیات یک وکیل مالیاتی خبره ، هم چنین میزان آشنایی او با قوانین مالیاتی و امور مالیاتی کشور به صورت مفصل صحبت می کنیم. با

ادامه مطلب »
اهمیت مشاوره مالیاتی
حسابداری
اهمیت مشاوره مالیاتی

اهمیت مشاوره مالیاتی تمامی مشاغل نیازمند دانش مشاور مالیاتی و وکیل مالیاتی و اهمیت مشاوره مالیاتی برای روبه رو شدن با قانون مالیات سازمان امور مالیاتی هستند. با ما باشید زیرا در این نوشته به این

ادامه مطلب »
مفاصا حساب مالیاتی
حسابداری مالی
مفاصا حساب و نحوه دریافت مفاصا حساب

درخواست گواهی مفاصا اولین کاری است که مودی و یا مشاور مالیاتی و وکیل مالیاتی وی ملزم است برای دریافت گواهی مفاصا حساب مالیاتی انجام دهد. براساس ماده ۲۳۵ قانون مالیات های مستقیم، اداره امور مالیاتی

ادامه مطلب »
مشاور مالی را چگونه انتخاب کنیم
حسابداری
مشاور مالیاتی چه کاری انجام می دهد

اشخاص حسابرس و مشاور مالیاتی در هدایت مالیات دهندگان برای رعایت قوانین، در تمام امور مالی، حسابداری و پرداخت مالیات نقش مهمی دارد. بسته به وضعیت مالیات دهنده، خدماتی که یک مشاور مالیاتی ارائه می‌دهد، متفاوت

ادامه مطلب »
مالیات بر ارزش افزوده
حسابداری
مالیات املاک و مستغلات

مالیات املاک و مستغلات ، نوعی از مالیات می باشد، که از درآمدهای به دست آمده از ملک محسوب می شود. املاک و مستغلات شامل سه نوع مالیات می شوند: مالیات بر درآمد اجاره از املاک

ادامه مطلب »
تکنولوژی نرم افزار
حسابرسی
موضوعی برای بحث در زمینه حسابرسی

    موضوعی برای بحث در زمینه حسابرسی     جمع داراییهای شرکتی ۲۰۰ میلیارد ریال است. حسابرس معتقد است تحریف داراییها بالای ۲۰ درصد، منجر به اظهار نظر مردود می‌شود (برای پرهیز از تردیدهای احتمالی در

ادامه مطلب »
بیمه‌ای به کارفرمایان
حسابداری
مدیریت سود چیست؟

مدیریت سود چیست؟   در کسب و کار برای حفظ عملیات، ارائه خدمات بهتر، و ارائه محصولات جدید، آن نیاز به سود می باشد. در هر کسب و کار، سود همیشه با زیان های خاص همراه است. مهم

ادامه مطلب »

مقاله های مرتبط

اهمیت مشاور مالیاتی آرمان پرداز خبره

اهمیت مشاور مالیاتی

اهمیت مشاور مالیاتی در این نوشته میخواهیم به اختصار در خصوص اهمیت مشاور مالیاتی به قلم کارشناس آرمان پرداز خبره بپردازیم. کسب و کار و

ادامه مطلب »
درخواست خود را بنویسید ...
ما را در نقشه بیابید ...