انقطاع زمانی معاملات خرید و فروش را در پایان سال در حسابرسی بررسی کنید.
انقطاع دقیق معاملات خرید یکی از مهم‌ترین عوامل اثبات دقیق و کامل بودن موجودی‌های پایان سال است. فرض کنید یک محموله کالا به ارزش 000/000/1 ریال در تاریخ 28 اسفند وارد انبار شود، اما فاکتور خرید آن تا پنجم فروردین بدست شرکت نرسد و بدین ترتیب، در فروردین نیز ثبت دفاتر گردد. چنانچه این کالا جزء موجودی‌های پایان سال منظور شود بدون آن که خرید و بدهی مربوط به آن در اسفند ماه در دفاتر ثبت گردد، سود خالص سال و سود (زیان) انباشته، هر دو، بیش از واقع نشان داده خواهد شد و حساب‌های پرداختنی، کمتر از واقع نشان داده خواهد شد و مبلغ هر اشتباه نیز معادل تمام مبلغ 000/000/1 ریال خواهد بود.
در صورت دریافت فاکتور خرید کالا و ثبت آن در تاریخ 28 اسفند ماه در حالی که کالای مربوط به آن تا چندین روز بعد دریافت نشود و جزء موجودی پایان سال منظور نگردد، حالت عکس حالت یاد شده در بالا رخ می‌دهد. اثر ثبت یک خرید بدون منظور کردن کالای آن در موجودی‌های پایان سال، کمتر از واقع نشان داده شدن سود خالص، سود (زیان) انباشته و موجودی‌های پایان دوره خواهد بود.
حسابرسان چگونه می‌توانند ثبت دفاتر بودن بدهی‌های ناشی از خریدهای مربوط به کالاهای موجود را تعیین کنند؟ حسابرسان تعدادی از فاکتورهای خرید و رسیدهای دریافت کالای مربوط به چند روز قبل و چند روز بعد از تاریخ شمارش موجودیها را به طور آزمایشی مورد رسیدگی قرار می‌دهند. هر یک از فاکتورهای خرید باید دارای گزارش دریافت باشد؛ چنانچه فاکتور خریدی که در اواخر اسفند (آخر سال مالی) ثبت دفاتر شده است گزارش دریافتی به تاریخ اسفند داشته باشد، کالای مربوط به آن باید موجود بوده و در شمارش موجودیها نیز منظور شده باشد. از طرف دیگر، اگر گزارش دریافت مزبور به تاریخ فروردین باشد، کالای مربوط به آن در شمارش موجودی‌های پایان اسفند منظور نشده است.
مکمل روش مقایسه فاکتورهای خرید با گزارش‌های دریافت کالا، رسیدگی به مدارک دایره دریافت و ارسال کالاست. حسابرسان در مورد هر محموله کالای دریافتی در تاریخ‌های نزدیک به پایان سال مالی باید از ثبت شدن فاکتورهای خرید مربوط در همان دوره مالی، اطمینان یابند.
منظور نشدن یک محموله کالای بین راه در مجودی پایان سال به شرطی بر صورت‌های مالی بی‌اثر است که بدهی مربوط به آن نیز در دوره بعد در دفاتر ثبت شود. به عبارت دیگر، نکته اصلی درباره انقطاع دقیق خریدها، ضرورت ثبت هر دو طرف یک معامله خرید، در یک دوره مالی است. هنگامی که محموله‌ای جزء موجودی پایان سال شرکت خریدار منظور می‌شود، ثبت روزنامه لازم برای بدهکار کردن «موجودی‌های مواد و کالا» و بستانکار کردن «حساب‌های پرداختنی» باید صورت گیرد. چنانچه محموله مزبور جزء موجودی‌های پایان سال شرکت خریدار منظور نشود، فاکتور خرید آن نیز نباید تا دوره مالی بعد، در دفاتر شرکت ثبت گردد.
بدیهی است، ثبت‌های اصلاحی لازم بابت انقطاع خریدها باید توسط کارکنان شرکت صاحبکار انجام شود؛ وظیفه حسابرسان باید بررسی انقطاع معاملات و حصول اطمینان از انجام شدن ثبت‌های اصلاحی لازم، باشد.
روش‌های حسابرسی لازم برای تعیین صحت انقطاع معاملات فروش در فصل 12 بحث شده است. یادآوری آن در اینجا به منظور تأکیدی است بر اهمیت آن در تعیین مطلوبیت موجودی‌های مواد و کالا و بهای تمام شده کالای فروش رفته و نیز، حساب‌های دریافتنی و فروش.
-
نسخه‌ای از صورت‌های شمارش موجودیها را دریافت، درستی محاسبات آن را آزمودن و شمارش‌های آزمایشی خود را به آنها ردیابی کنید.
آزمون کردن محاسبات افقی و عمودی صورت‌های نهایی شمارش موجودیها ممکن است تحریفاتی را در موجودی‌های مواد و کالا آشکار سازد. این آزمون در بیشتر موارد عبارت است از جمع زدن تقریبی ستون صدگان یا هزارگان مبالغ مندرج در صورت‌های مزبور به طور ذهنی. برای آزمون جمع‌های افقی و عمودی صورت‌های شمارش موجودیها می‌توان از برنامه‌های عمومی حسابرسی نیز بهره گرفت.
حسابرسان هنگام آزمون محاسبات افقی باید نسبت به دو منبع اشتباهات عمده- یعنی، علامت اعشاری که غلط علامتگذاری شده و محاسبه غلط تعداد شمارش شده ضرب در قیمت واحد- هشیار باشند؛ برای مثال، محاسبه‌ای که حاصل ضرب 000/1 واحد را در 100 ریال (برای هر 100 واحد)، 000/100 ریال نشان می‌دهد به مبلغ 000/99 ریال بیش از واقع خواهد بود. از سوی دیگر، محاسبه‌ای که حاصل‌ضرب 000/1 ورق آهنی را از قرار هر کیلو 100 ریال به مبلغ 000/100 ریال نشان دهد، ارزش موجودیها را به مقدار قابل ملاحظه‌ای کمتر از واقع نشان خواهد داد؛ زیرا، وزن هر ورق آهنی به مراتب بیشتر از یک کیلو است.
حسابرسان باید نتایج شمارش‌های آزمایشی را که در طول نظارت بر شمارش موجودیها انجام داده‌اند نیز به صورت‌های تکمیل شده شمارش موجودیها ردیابی کنند. حسابرسان در طول این مرحله ردیابی همواره باید نسبت به نشانه‌هایی از تغییرات اعمال شده (دستکاری) در برگه‌های شمارش موجودیها یا ایجاد برگه‌های شمارش واهی، هشیار باشند. حسابرسان هچنین، شماره ترتیب برگه‌های شمارش موجودیها را که در صورتی‌های شمارش موجودیها ثبت شده است با شماره برگه‌های استفاده شده در طول شمارش که در کاربرگ‌هایشان ثبت کرده‌اند، مقایسه می‌کنند. این روش به منظور حصول اطمینان از حذف نشدن اقلامی از موجودیها یا افزوده نشدن اقلامی که در طول شمارش، موجود نبوده، طراحی گردیده است.
مطابقت دادن و مغایرت‌گیری شمارش موجودیها با مدارک ثبت موجودیها، آزمون دیگری است برای تعیین صحت محاسبات ریاضی صورت‌های شمارش موجودیها. مقادیر موجود و ارزش اقلام موجودیها، هر دو، باید با مدارک ثبت موجودی‌های شرکت مقایسه شود. مجموع ارزش هر گروه از موجودیها نیز باید با حساب کنترل مربوط در دفتر کل مقایسه گردد. مجموع ارزش هر گروه ازموجودی‌ها نیز باید با حساب کنترل مربوط در دفترکل مقایسه گردد. هر گونه اختلاف عمده‌ای که مشاهده شود باید به طور کامل پی‌جویی گردد. تعداد، نوع ودلیل اختلافاتی که بدین ترتیب آشکار می‌شود، نقش عمده‌ای در ارزیابی کنترل‌های داخلی موجودی‌های مواد و کالا دارد.
-
کیفیت و وضعیت موجودیها را ارزیابی کنید.
