شرح وظايف كاركنان مالي و اداري
مقدمه
امـور مالي (سازمان مالي)
تعريف
مجموعه اي است از واقعيتها, اصول و تئوريهائي كه با تامين و بكارگيري منابع مالي توسط افراد و واحـدهاي مختلف ارتباط دارد .
ماموريت
برنامه ريزي بمنظور تهيه و تنظيم دستورالعملها ، روشها و رويه هاي مالي بمنظور ايجاد هماهـنگي و انجـام عمـليات حسابداري در واحد هاي مختلف بر اساس استانداردهاي تعيين شده .
برنامه ريزي بمنظور تامين مالي، بودجه بندي ، ارزيابي پروژه هاي سرمايه گذاري براي طرح ريزي استراتژيهاي بازاريابي و قيمـت گذاري محصولات .
برنامه ريزي بمنظور انجام تجزيه و تحليل نسبتهاي مالي واحدهاي مختلف و بررسي گزارشهاي مالي و روشن نمودن وضعيت مالي شركت و ارائه گزارشات .
1 – مدير امـور مالي
1-2- تعريف
مـدير مالي « حسابدار حرفه اي » اسـت كه داراي « صلاحيت حرفه اي » بوده وضمن دارا بودن آگاهي هاي كلي در زمينه هاي متنوع امور مالي ودانش مديريت ، در يك يا چند زمينه مشخص مالي نيز متخصص است .
2-2- حدود مسئوليتها
برنامه ريزي ،هدايت و هماهنگي و كنترل فعاليتهاي مالي شـركت در چهارچوب مقررات ، قوانين ، آئين نامه ها و دستورالعملهاي مصوب و ايجاد هماهنگي براي انجام وظايف محوله و درون سازماني و ساير ذينفعان مجاز به بهره برداري از اطلاعات مالي و ايجاد بخشها و دواير يا رده هاي متعدد در حيطه مسئوليت ، براي تحصيل اهداف امور مالي . مديرمالي همچنين در تدوين ضوابط ارتقاء كاركنان امور مالي , نقش اساسي دارد .
3-2- شرح وظايف
1-3-2- مشاركت در برنامه ريزي و ارائه پيشنهادات وسياستهاي اعتباري و وصول مطالبات ونظارت برحسن اجراي آنها.
2-3-2- تامين مالي و اعمال مديريت بر وجوه نقـد و ساير دارائيهاي پولي و تامين وجوه نقد اضافي در مواقع ضروري .
3-3-2- نگهداري سوابق و مدارك مالي , كنترل فعاليتهاي مالي , مشخص كردن انحرافات از عملكرد كارآمد و طرح ريزي شده همچنين اعمال مديريت در پرداخت حقوق و دستمزد, امور مالياتي موجوديها , دارائيهاي ثابت و عـمليات كامپيـوتري .
4-3-2- پيش بيني و طرح ريزي بلند مدت وجوه لازم براي سرمايه گذاري بر اساس تغييرات تكنولوژيك بازار سرمايه و بازده پروژه ها ي سرمايه گذاري همچنين بكارگيري ارقام پيش بيني نشده و تاريخي براي طرح ريزي عمليات آتي و آثار آن در سياستهاي سود آوري و پيش بيني اقـلام بهاي تمام شده و هزينه .
5-3-2- برنامه ريزي و سازماندهي بمنظور انجام وظايف مختلف امور مالي شـركت .
6-3-2- تهيه و تنظيم خط مشي ها , دستورالعملها , روشها و رويه هاي مالي و تهيه و طراحي فرم هاي مورد نياز، بمنظور ايجاد هماهنگي در انجام امورمالي واحدهاي مختلف.
7-3-2- تصميم گيري واعلام نظر نهايي در موارد پيدايش اختلاف نظر بين واحدهاي تابعه .
8-3-2- دريافت گزارشهاي مالي از واحدها ، پروژه ها و ساير مديريت ها وبررسي و اظهارنظر بر آنها و تحليل مغايرتها .
9-3-2- اعمال نظارت و كنترل بمنظور حسن اجراي قوانين , مقررات , دستورالعملها وبخشنامه هاي مالي در واحد هاي مختلف .
10-3-2- طبقه بندي حسابها ـ ودرصورت نياز ـ طبقه بندي گروه كالاها وكدينگ مربوط به موجوديها و انبار، براساس سيستم هاي مكانيزه وپيشنهاد وتائيد تغيير يا تهيه سيستـم هاي نرم افزاري مالي بصورت سفارشي يا پكـيـج .
11-3-2- نظارت و كنترل بمنظور حفـظ و نگهداري اموال و دارائيهاي شـركت .
12-3-2- برنامه ريزي بمنظور انجام تجزيه و تحليل هاي ترازنامه و سود وزيان و صورت منابع و مصارف واحدهاي مختلف .
13-3-2- برنامه ريزي وكنترل اقلام بمنظور اداره دارائيها وسرمايه در گردش شـركت و تامين اعتبار مورد نياز واحد هاي مختلف بر اساس بودجه سالانه كه مورد تصويب هيئت مديره شـركت رسيده باشد .
14-3-2- پيش بيني ، طرح ريزي و ارائه بودجه دوره اي شركت براساس برنامه ها ، پروژه ها وسفارشات و نيازهاي اعلام شده واحدهاي مختلف واستراتژي اعلام شده ازسوي هيئت مديره ، با درنظرگرفتن روند سنواتي منابع ومصارف و تغييرات احتمالي آتي .
15-3-2- ارزيابي عملكرد واحد ها با توجه به بررسيها و نتايج گزارشهاي مالي و ارائه گزارش براي مقام مافوق .
16-3-2- ارزيابي مستمر سيستمها , روشها , و فرضهاي مرتبط با امور مالي واعلام نقاط قوت و ضعف روش هاي اجرايي موجود و ارائه پيشنهادات اصلاحي .
17-3-2- انجام وظيفه بعنوان عامل كنترلي بر اساس شرح وظايف مصوب ودستورالعمل هاي درون سازمان منطبق با استانداردهاي حسابداري .
18-3-2- تنظيم گزارشات مالي عندالاقتضا.
19-3-2- برنامه ريزي بمنظور حسابرسي ضمني و پايان سال واحدهاي مختلف بمنظور حسن انجام كار بر اساس صلاحديد مقام مافوق .
20-3-2- عضويت و شركت در جلسات كميته وام، معاملات وسايركميته ها يا جلسات يا سمينارهاي داخلي يا خارجي شـركت به تشخيص مـديريت شـركت.
21-3-2- برنامه ريزي واجراي طرح هاي مصوب مزاياي كاركنان و نظارت بر حسن اجراي نظام هاي پرداخت پرسنلي، بمنظور ايجاد انگيزش در كاركنان.
22-3-2- بررسي و تطبيق فعاليتها با بودجه مصوب و تجزيه و تحليل انحرافات .
23-3-2- تشخيص وتامين نيازهاي آموزشي و تخصصي كاركنان تحت مـديريتي همگام با ضرورتهاي شـركت .
24-3-2- سازماندهي و جابجايي پست هاي درون سازماني يا تغيير شرح شغل كاركنان امور مالي، با توجه به نيازهاي امورمالي شركت وتوانايي هاي كاركنان .
25-3-2- تشخيص نياز و اعزام كاركنان به ماموريتهاي مورد نياز حسب مورد .
26-3-2- تصويب هر نوع گزارش از جمله گزارشات دريافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانوني و ثبت ماشيني .
27-3-2- ساير وظايف محوله بر اساس سيستمهاي مدون وبه تشخيص مـديريت محتـرم شـركت .
4-2- ارتباط سازماني و جذب نيرو
1-4-2- مستقيم زير نظر رئيس هيئت مديره و در غياب ايشان، زير نظر مدير عامل انجام وظيفه مينمايند .
2-4-2- ارتباط و هماهنگي مستقيم با ساير مديريت ها و كليه واحدهاي تحت پوشش شـركت و شركتهاي گروه يا ساير شركت ها و مؤسسات مـرتبط با فعاليت هاي مالي شركت .
3-4-2- ليسانس مرتبط با 10 سال سابقه كار مفيد يا فوق ليسانس مرتبط با 7 سال سابقه كار مفيد يا دكترا با سه سال سابقه كار مفيد .
2 – سرپرست حسابداري
1-2- خلاصه مسئوليتهـا و اخـتيارات
1-2-1- كنترل حساب مشتريان وانجام تعـديلات لازم .
2-2-1- پيگيري تسويه حساب با بدهكاران .
3-2-1- پيگيري ضمانتنامه ها و اسناد تضميني .
4-2-1- همكاري در عمليات بستن حسابهاي پايان دوره مالي .
5-2-1- كنترل و نظارت بر حسن اجراي شرح وظايف پرسنل حسابداري .
6-2-1- پيگيري گشايش اعتبارات اسنادي و سفارشات خارجي .
7-2-1- كنترل صحت مدارك ضميمه اسنادحسابداري
8-2-1- كنترل محاسبات دريافت ها و پرداخت ها .
9-2-1- صحت سرفصل (كد ) آرتيكل هاي اسناد حسابداري صادره.
10-2-1- كنترل گردش و مانده حسابها.
11-2-1- هماهنگي و همكاري با حسابرسان شركت بمنظور شفاف سازي و رفع ابهام از حسابها و اسناد و ارتقاء كيفي گزارشات ارائه شده توسط آنها .
12-2-1- ارائه گزارش واعلام بموقع هرگونه محدوديت در انجام امور محوله و يا هرگونه نقطه ضعف در روشهاي اجرائي ، بهمراه پيشنهادات اصلاحي ، به مدير مالي.
2-2 – شرح وظايف
1-2-2- انجام كليه امور محوله صرفا” بر اساس روشهاي مدون , آئين نامه ها و دستورالعملها ي تصويب شده و در صورت عدم دسترسي به روشهاي لازم در زمينه هاي مـورد نظر يا تشخيص ضرورت تعـديل روشهاي موجود استعلام موضوع از مدير مالي قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائي .
2-2-2- ارائه گزارشات مالي مورد نياز به مسئولين مافوق .
3-2-3- تهيه و تنظيم صورتهاي مغـايرت مربوط به حسابهاي في مابين با ساير شركتها يا پيمانكاران ومشتريان و ساير افراد طرف حساب با شركت و اقـدام جهت رفع مغايرت آنها و ارائه گزارش مربوطه به مديرمالي .
4-2-3- صدور درخـواست پرداخت ازطريق حسابهاي بانكي يا تنخواه گردان ، جهت تائيـد مدير مالي وتصويب مـديريت – در صورت لزوم – پس ازاطمينان از كفـايت مدارك ومستـندات مربوطه و كنترل مانده ها و سوابق قبلي.
5-2-3- پيگيري جهت تسويه حساب پيش پرداختها , قراردادها و سايربـدهـي ها و مـطالبات شركت .
6-2- 3- تهيه نسخه پشتيباني از سيستمهاي مكانيزه در اختيار بر روي ديسكهاي كامپيوتري به صورت روزانه و نگهداري آنها در محل امن ، پس از اطمينان از صحت فايل هاي اطلاعاتي موجود برروي آنها .
7-2-3- ثبت ضمانت نامه ها و سپرده هاي شركت نزد اشخاص و پيگيري وصول آنها در موعـد مقـرر.
8-2-3- نظارت و كنترل بر اجراي صحيح امورمحوله در چارچوب شرح وظايف تعيين شده جهت كاركنان واحد حسابداري .
9-2-3- پاسخگويي ورفع سؤالات و مشكلات فني پرسنل واحد حسابداري ودر صورت لزوم انتقال موارد به مدير مالي جهت تعيين تكليف .
10-2-3- هماهنگي بامدير مالي جهت انجام امور محوله به حسابداري و پيشبرد اهداف و برنامه هاي تعيين شده .
11-2-3- نگهداري وراهبري سيستم هاي مكانيزه حسابداري و صندوق و حقوق و دستمزد و ساير سيستمهاي نرم افزاري مورد نياز برحسب مورد وثبت روزانه اطلاعات لازم در آنها .
12-2-3- صدور اسناد مربوط به بستن حسابها و سند افتتاحيه .
13-2-3- همكاري با مدير مالي و ساير واحدهاي امور مالي جهت عمليات بستن حسابها در پايان دوره مالي و تهيه صورتهاي مالي اساسي و صورتها و گزارشات ميان دوره اي .
14-2-3- ارتباط با بانك هاي طرف حساب شركت .
15-2-3- پيگيري گشايش اعتبارات اسنادي و كنترل مدارك به منظور اطمينان از صحت انجام كار در حداقل زمان ممكن .
16-2-3- بستن حسابها وتهيه صورتهاي مالي قانوني و گزارشات پايان سال تحت نظر مدير مالي يا مشاوران معرفي شده به اين منظور، كه با تشخيص مقام مافوق صورت خـواهد گرفت .
17-2-3- كنترل اصالت قانوني مستندات پيـوست سند حسابداري وصحت مبالغ وعدم قلم خوردگي ومخدوش بودن آنها وتطيق پرداختها با قوانين داخلي شركت و استانداردها و رويه هاي موجود .
18-2-3- كنترل سرفصل حسابها در كليه سطوح آرتيكل هاي موجود در اسناد از نظر انطباق حساب با مدارك ضميمه و موضوع سند و استانداردها و رويه هاي حسابداري و قوانين شركت .
19-2-3- كنترل صحت محاسبات مربوط به دريافت ها و پرداخت هاي شركت .
20-2-3- كنترل مدارك و مستندات ضميمه اسناد از نظر كفايت مدارك وصحت محاسبات ، جمع تعدادي و ريالي فاكتورها ، كفايت تائيد كنندگان و …
21-2-3- تائيد و امضا اسناد پس از انجام كليه كنترل هاي لازم .
22-2-3- ارجاع اسناد در فاصله زماني تعيين شده جهت رويت وتائيد نهايي مدير مالي .
23-2-3- كنترل گردش حسابها و مانده آنها و اعلام موارد مشكوك يا اشتباهات به مدير مالي جهت پيگيري يا صدور اسناد اصلاحي .
24-2-3- كنترل دوره اي حسابهاي باز نظير پيش دريافت ها و پيش پرداخت ها، حسابها واسناد دريافتني و پرداختني ، بمنظور تسويه حساب يا انجام ثبت هاي لازم .
24-2-3- پيگيري تسويه حسابهاي تنخواه گردانها در پايان دوره مالي يا در ساير مقاطع اعلام شده از سوي مدير مالي .
25-2-3- پيگيري وگـزارش اشتباهات موجود درحسابها ازنقطه نظر سرفصل وكدينگ حسابها واقدام درجهت اصلاح اشتباهات .
26-2-3- تائيد كنترل هاي صورت گرفته توسط مسئول صدور سند و بررسي اسناد اصلاحي مربوطه و تائيد كنترل مميزي اسناد .
27-2-3- كنترل ثبت ماشيني وتائيـد اسناد بمنظور قطعي نمودن آنها و صحت اطلاعات ثبت شده در كامپيوتر .
28-2-3- تائيد هر نوع گزارش از جمله گزارشات دريافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانوني و ثبت ماشيني .
29-2-3- نظارت برثبت بموقع دفاترقانوني (روزنامه وكل) براساس اسناد قطعي شده حسابداري ياخلاصه اسناد حسابداري تهيه شده از سيستم كامپيوتري ، مطابق آئين نامه ثبت ونگهداري دفاترقانوني مصوب وزارت اموراقتصادي ودارايي .
30-2-3- كنتـرل وتطبيـق هرنوع پرداخت ، با سوابق قبلي (مانده بدهي يا بستانكاري قبلي ).
31-2-3- كنترل قراردادهاي شركت با واحد هاي مختلف و اشخاص يا شركتهاي ثالث در هر مرحله از پرداخت و تائيد پيشرفت كار آنها .
32-2-3- درجريان قراردادن مقام مافوق ازمواردي كه درحين رسيدگي به آنها برخورد ميكند .
33-2-3- محرمانه تلقي نمودن اطلاعاتي كه در طول رسيدگي باآن برخورد ميشود .
33-2-3- انجام ساير وظايفي كه در چهارچوب مسئوليتهاي تعيين شده محول ميگردد.
3-3- ارتباطات سازماني و جذب نيرو
1-3-2- مستقيم زير نظر مدير امورمالي و درغـياب ايشان زير نظر مدير عامل ياجانشين تعيين شده انجام وظيفه مي نمايند .
2-3-3- ارتبـاط و همكاري با واحدهاي تابعه امورمالي وطرف حسابهاي شركت .
3-3-3- ليسانس مرتبط با 4 سال سابقه كار يا فوق ديپلم مرتبط با 7 سال سابقه كار يا ديپلم با 10 سال سابقه كارمفيد .
3 – حسابدارمديريت
1-3- خلاصه مسئوليتهـا و اخـتيارات
1-1-3- مسئوليت نظارت و كنترل برعمـليـات و نگهداري وثبت اطلاعات آماري مربوط به توليد محصول به تفكيك محصول و مراحل توليد و سفارش از زمان شروع سفارش تا زمان تحويل و تسويه حساب مالي با پيمـانكاران و خريداران و تامين كنندگان قطعات و مواد اوليه و تنظيم و ارائه صحيح و بموقع گزارشات مالي در چهارچوب اصول و استانداردهاي مورد قبول حسابداري , قوانين و مقررات جاري و دستورالعملهاي مربوطه و نيز مسئوليت ايجاد هماهنگي لازم با ساير واحدهاي تابعه امورمالي و ساير شركتها يا نمايندگان آنها در پروژه ها – صرفا” درحيطه مسئوليت هاي محوله – بعهده مسئول اين واحد ميباشد .
2-1-3- تهيه گزارشات خريد و فروش فصلي و ساير گزارشات مالياتي .
3-1-3- ارائه گزارشات بموقع در خصوص وضعيت بدهكاران شركت و پيش پرداخت ها .
2-3- شرح وظايف
1-2-3- انجام كليه امور محـوله صرفـا” بر اساس روشهاي مدون , آئين نامه ها و دستورالعملها ي تصويب شده و در صورت عـدم دسترسي به روشهاي لازم درزمينه هاي مـورد نظر يا تشخيص ضرورت تعـديل روشهاي مـوجـود استعلام موضوع از مقام مافوق قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائي .
2-2-3- تهيه گزارشات خريد و فروش سه ماهه .
3-2-3- تهيه گزارش و اظهارنامه ماليات برارزش افزوده در مهلت هاي قانوني تعيين شده و پيگيري جهت تحويل موارد به مراجع مربوطه .
4-2-3- ارائه گزارشات مالي مورد نياز به مسئولين مافوق .
5-2-3- تهيه گـزارشات تفكيكي و آماري و نمودارهاي مقايسه اي مورد نياز درهـر پروژه بصورت مستمر و موردي ، جهت ارائه به مديريت .
6-2-3- محاسبه وتعديل ذخيره هاي موردنياز درپايان دوره مالي ، نظيربازخـريد سنـوات خدمت كاركنان ، بازخريد مرخصي ، هزينه هاي تحقق نيافته و… .
7-2-3- انجام ساير وظايفي كه در چهارچوب مسئوليتهاي تعيين شده محول ميگردد.
3-3- ارتباطات سازماني و جذب نيرو
1-3-3- مستقيم زير نظررئيس حسابداري و درغـياب ايشان زير نظر مدير امورمالي
انجام وظيفه مي نمايند .
2-3-3- ارتبـاط و همكاري با واحدهاي تابعه امورمالي وطرف حسابهاي شركت .
3-3-3- ليسانس مرتبط با 3 سال سابقه كار يا فوق ديپلم مرتبط با پنج سال سابقه كار مفيد.
4- حسابدار صنعتي
1-4- خلاصه مسئوليتهـا و اخـتيارات
1-1-4- انجام امور حسابداري انبار.
2-1-4- جمعـداري اموال و نگهداري و راهبري سيستم اموال .
3-1-4- همكاري جهت بستن حسابها در پايان دوره مالي .
4-1-4- محاسبه و بروزآوري بهاي تمام شده كالاي توليد شده و در جريان ، بر اساس رويه و روش هاي از پيش تعيين شده .
5-1-4-
2-4- شرح وظايف
1-2-4- انجام كليه امور محوله صرفا” بر اساس روشهاي مدون , آئيننامه ها , دستورالعملهاي تصويب شده و در صورت عدم دسترسي به روشهاي لازم در زمينه هاي مورد نظر يا تشخيص ضرورت تعديل روشهاي موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائي .
2-2-4- نگهـداري و كنترل حسابهاي انبار و صدوراسناد مربوطه .
3-2-4- ريالي كردن حواله هاي انبار براساس روش هاي تعيين شده جهت نگهداري حسابداري انبار.
4-2-4- كنترل موجودي كليه اقلام موجود در آرشيو موسسه (كتاب ،CD و … ) ورفع مغايرت احتمالي .
5-2-4- شناسايي و صورت برداري ونگهداري وطبقه بندي كليه اموال منقول وغيرمنقول شركت ونصب برچسب شماره اموال ازطريق جمعداري اموال وثبت درسيستم كامپيوتري يا دفتراموال وارائه اطلاعات به حسابداري جهت ثبت وصدورسند حسابداري و بازرسي وكنترل اموال ودارائيهاي موجود درشركت وواحدهاي تابعه ،ازطريق كنترلهاي مقطعي به منظوراطمينان از صحت سيستم نگهـداري اموال .
6-2-4- ارزيابي ، برنامه ريزي ، تهيه اطلاعات وآماروتهيه گزارش مربوط به اموال ودارائيهاي ثابت شركت واموال ودارائيهاي اسقاط وازرده خارج يا مازاد برنيازشركت .
7-2-4- جمعـداري اموال و نگهداري و راهبري سيستم اموال .
3-4- ارتباطات سازماني و جذب نيرو
1-3-4- زير نظر سرپرست حسابداري و در غياب ايشان مستقيما زير نظر مديرمالي انجام وظيفه مي نمايند .
2-3-4- ارتباط و هـمكاري با واحـدهاي تابعه امور مالي در جهت ارائه اطلاعات و مستندات مورد نياز آنها وارتباط با قسمت فروش شركت ودفتر فني و اجرايي .
3-3-4- آشنايي با كامپيوتر وتسلط به نرم افزارهاي كاربردي مالي و آماري متـداول روز.
4-3-4- ليسانس مرتبط با 4 سال سابقه كار مفيد يا فوق ليسانس مرتبط با 2 سال سابقه كار مفـيد .
5- حسابدار مالي
3-1- خلاصه مسئوليتهـا و اخـتيارات
4-1-5- صدور اسناد جاري حسابداري .
4-1-6- صدور اسناد اصلاحي .
4-1-7- دريافت و بررسي اسناد ارسالي از ساير سيستم ها به حسابداري .
5- 1-1-3- تهيه ليست حقوق ماهانه .
6- 1-1-4- نگهداري و راهبري سيستم حقوق و دستمزد .
7- 1-1-5- نگهداري ، راهبري ، وتهيه گزارش از سيستم پرسنلي .
7-1-4- تهيه ليست هاي ماهانه بيمه و اظهارنامه مالياتي حقوق و دستمزد.
3-2- شرح وظايف
3-2-1- انجام كليه امور محوله صرفا” بر اساس روشهاي مدون , آئيننامه ها , دستورالعملهاي تصويب شده و در صورت عدم دسترسي به روشهاي لازم در زمينه هاي مورد نظر يا تشخيص ضرورت تعديل روشهاي موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائي .
3-2-2- صدوركـليه اسناد حسابداري شركت اعم از تنخواه گردانها , اموال و دارائيهاي ثابت خريداري شده وفروش رفته ، درآمدها وفروش ، حقـوق ودستمزد ، اسناد اصلاحي ، و اعلام نواقص موجود درمستندات ارسالي ، به واحدها يااشخاص ارجاع دهـنده .
3-2-5- نگهداري وكاربري سيستم نرم افزاري مالي شركت وتهيه نسخه پشتيباني بصورت هفتگي از اطلاعات موجود و نگهداري آنها در محل امن پس از اطمينان از صحت اطلاعات كپي برداري شده.
33-2-11- دريافت و بررسي كليه اسناد ارسالي از ساير سيستم ها به سيستم حسابداري .
3-2-12- تهيه پرينت اسناد و الصاق مدارك مربوطه جهت ارائه سند به رئيس حسابداري در فاصله زماني تعيين شده .
1-2-7- نگهداري وراهبـري سيستم هاي مكانيزه حقوق و دستمزد وثبت ماهانه اطلاعات لازم در آن و كاربري ساير سيستمهاي نرم افزاري مـوجود .
1-2- 8- محاسبه وصدور اسناد پرداخت و كـنترل حسابهاي مربوط به پرسنل از قبيل وام پرسنلي ، مساعده ، حق ماموريت ، حقوق معـوقه ،حق الزحمه ، تسويه حساب با كاركنان و… وتهيه سوابق جهت ارائه به بايگاني مالي و اداري .
1-2-9- تهيه و كنترل لـيستهاي مربوط به حقـوق و دستمزد ماهانه ، اظهارنامه ماهانه مالياتي و ليست بيمه وتهيه فـيش پرداخت حقـوق كاركنان جهت ارائه به اموراداري .
2-5- ثبت بموقع دفاترقانوني (روزنامه وكل) براساس اسناد قطعي شده حسابداري ياخلاصه اسناد حسابداري تهيه شده از سيستم كامپيوتري ، مطابق آئين نامه ثبت ونگهداري دفاترقانوني مصوب وزارت اموراقتصادي ودارايي .
3-2-13- انجام ساير وظايفي كه در چهار چوب مسئوليتهاي تعيين شده محول ميگردد.
3-3- ارتباطات سازماني و جذب نيرو
3-3-1- مستقيم زير نظر رئيس حسابداري و در غياب ايشان زير نظر مديرمالي انجام وظيفه مي نمايند .
3-3-2- ارتبـاط و همكاري با واحدهاي تابعه امورمالي وطرف حسابهاي شركت .
3-3-3- ليسانس مرتبط با يكسال سابقه كاريا فوق ديپلم با 3 سال سابقه كارمفـيد .
6 – مسئول خزانه داري
1-6- خلاصه مسئوليتهـا و اخـتيارات
1-1-6- نگهداري و كنترل حسابهاي بانكي شركت.
2-1-6- صدور ودريافت اسناد پرداختني و دريافتني .
3-1-6- نگهداري تنخواه گردان و ساير وجوه نقد و اوراق بهادار .
4-1-6- رفع مغايرات بانكي .
5-1-6- نگهداري اسناد مالي و كليه امور بايگاني مالي و اداري.
6-1-6- پيگيري امور مربوط به ضمانتنامه هاي بانكي و اعتبارات .
7-1-6- ثبت اسناد حسابداري مرتبط .
2-6- شرح وظايف
1-2-6- انجام كليه امور محوله صرفا” بر اساس روشهاي مدون , آئيننامه ها , دستورالعملهاي تصويب شده و در صورت عدم دسترسي به روشهاي لازم در زمينه هاي مورد نظر يا تشخيص ضرورت تعديل روشهاي موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائي .
2-2-6- بايگاني كليه نامه ها , اسناد حسابداري و مدارك وارده به امـورمالي با مجوز مديرمالي درفايل ها وپرونده هاي طبقه بندي شده مشخص بگونه اي كه دسترسي به آنها درحـداقل زمان ممكن ميسرباشد.
3-2-6- تلاش در جهت حفظ و نگهداري كليه مدارك موجود در بايگاني.
4-2-6- نگهداري و راهبري و ثبت اطلاعات خزانه داري در سيستم خزانه داري و تهيه گزارشات لازم از سيستم و تهيه نسخه پشتيبان حداقل بصورت ماهانه و نگهداري آن درمحل امن .
5-2-6- دريافت و نگهداري كليه وجوه نقد و اسناد دريافتني دريافت شده از اشخاص و صدور فرمهاي رسيد و آماده سازي آنها جهت واگـذاري به بانك در اسـرع وقـت .
6-2-6- ارائه چكهاي دريافتي به بانك ، پس ازانجام پشت نويسي و امضاء مقام مجازو كنتـرل هاي تكميلي لازم .
7-2-6- دريافت اسناد تضميني از اشخاص حقيقي وحقـوقي ، درارتباط با قراردادهاي فيمابين، يا سايراسناد تضميني و اوراق بهادارمربوط به شركت كه از سوي مديرمالي ارجاع مي گردد وحفاظت ونگهداري آنها درمحل امن (گاوصندوق ) وارائه يك نسخه از رسيد واصل مدارك به حسابداري .
8-2-6- صدور چك پس ازدريافت فرم مجوزصدور ومنطبق با مفاد آن وارسال چك هاي صادره به همراه اسناد مربوطه جهت امضاء مديريت .
9-2-6- نگهداري دسته چك ها يا چكهاي صادره در جريان امضاء، يا امضاء شده، تا زمان تحويل به ذينفع .
10-2-6- پيگيري امور مربوط به بانك ودريافت چكهاي برگشتي ازطريق مراجعه مستمرومنظم به بانكهايي كه شركت درآنها داراي حساب مي باشد ودريافت كليه اعلاميه هاي بانكي وغيره ، جهت ارائه به حسابداري پس از گزارش به مافوق .
11-2-6- نگهداري صندوق نقدي يا تنخواه گردان شركت و انجام پرداختهاي مجاز ومرتبط با ماموريت تنخواه گردان در چارچوب آئين نامه
12-2-6- تهيه صورت گردش صندوق وارسال اسناد پرداخت به حسابداري جهت كنترل وتامين موجودي .
13-2-6- كنترل مستمر نقدينگي و تهيه گزارشات روزانه ازموجودي بانكها و كليه دريافت و پرداختها .
14-2-6- ثبت و نگهداري روزانه صورت موجودي كليه اسناد و اوراق بهادار موجود در صندوق .
15-2-6- تهيه پيش نويس نامه ها و مكاتبات مربوط به جابجايي حسابها يا ساير موارد مرتبط با بانك هاي شركت با اخذ مجوز مدير مالي و پيگيري آنها تا حصول نتيجه نهايي .
16-2-6- تهيه گزارشات مستمر يا خاص مورد نياز بر اساس اطلاعات موجود و مرتبط با فعاليت خزانه داري.
17-2-6- بررسي و كنترل صحت متن چك هاي صادره با درخواست چك و مستندات پيوست و رعايت كليه موارد ايمني لازم در متن چك.
18-2-6- تحويل مدارك واسناد موجود دربايگاني ،به كاركنان يا سايراشخاص مجاز، براي استفاده در امورمـرتبط در قبال اخذ رسيد.
19-2-6- مراجعه به بانك ها جهت وصول چك هاي صادره (تنخواه گردان ، حقوق ، … ) يا جابجايي و وصول چك هاي دريافت شده از مشتريان شركت .
20-2-6- تحويل چك هاي صادر شده به همراه فرم ها و مدارك مربوطه به شعب سازمان تامين اجتماعي ، سازمان امور مالياتي و … در مهلت قانوني مقرر.
21-2-6- تحويل مدارك و مكاتبات خاص مالي به ادارات و ساير شركتهاي ذينفع .
22-2-6- پرداخت حقوق كاركنان يا ساير پرداختهاي نقدي داراي مجوز پرداخت .
23-2-6- پيگيري ضمانتنامه هاي بانكي درخواست شده از بانكهاي طرف حساب و اقدام درجهت تكميل امضاء و مدارك لازم جهت آنها .
24-2-6- پيگيري جهت ابطال ضمانتنامه هاي منقضي شده و دريافت مدارك و وثيقه هاي مربوطه از بانك ها .
25-2-6- تهيه كليه گزارشات مورد نياز در خصوص حسابهاي بانكي و موجوديهاي نقد وساير گزارشات مرتبط با خزانه داري.
26-2-6- تهيه كليه گزارشات مرتبط با وضعيت ضمانتنامه هاي بانكي و اسناد تضميني و وثائق .
28-2-6- محاسبه و كنترل كارمزدهاي بانكي بمنظور اطمينان از صحت محاسبه آن و صدور اسناد حسابداري مربوطه .
29-2-6- صدور كليه اسناد حسابداري مربوط به دريافت و پرداخت ووصول يا برگشت چك ها واعلاميه هاي صادره از سوي بانك.
30-2-6- مراقبت و نگهداري اطلاعات سيستم هاي نرم افزاري تحويل گرفته شده و پيگيري جهت پشتيباني و رفع مشكلات احتمالي آنها از شركتهاي مربوطه .
31-2-6- تحويل خلاصه ليست ماهانه حقوق و ساير مدارك مرتبط به سازمان امور مالياتي در مهلت مقرر.
32-2-6- تحويل گزارشات خريد و فروش فصلي و مدارك مربوط به ماليات ارزش افزوده به سازمان امور مالياتي در مهلت مقرر.
31-2-6- انجام ساير وظايفي كه در چهار چوب مسئوليتهاي تعيين شده ازسوي مديرمالي محول ميگردد.
3-6- ارتباطات سازماني و جذب نيرو
1-3-6- مستقيم زير نظر سرپرست حسابداري و در غياب ايشان زير نظر مديرمالي انجام وظيفه مي نمايند .
2-3-6- ارتبـاط و همكاري با واحدهاي تابعه امورمالي وطرف حسابهاي شركت .
3-3-6- ليسانس مرتبط با يكسال سابقه كاريا فوق ديپلم با 2 سال سابقه كار يا ديپلم با 4 سال سابقه كارمفـيد .
7- تحصيلـدار
4-1- خلاصه مسئوليتهـا و اخـتيارات
4-1-1- حمل بسته ها ، نامه ها و ساير لوازم از شركت جهت اشخاص و بالعكس .
4-1-2- دريافت مطالبات اسناد دريافتني ، قراردادها و… ازمشتريان يا ساير اشخاص .
4-1-3- دريافت وجه نقد و چك از بانك يا بالعكس .
4-1-4- پيگيري امور مربوط به سازمان تامين اجتماعي جهت كاركنان.
4-1-5- مراجعه به ادارات ، سازمانها وساير شركتها ، بمنظور پيگيري و انجام امور اداري شركت .
4-1-6- انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجي .
4-2- شرح وظايف
4-2-1- انجام كليه امور محوله صرفا” بر اساس روشهاي مدون , آئيننامه ها , دستورالعملهاي تصويب شده و در صورت عدم دسترسي به روشهاي لازم در زمينه هاي مورد نظر يا تشخيص ضرورت تعديل روشهاي موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائي .
4-2-2- نگهداري وحفظ كليه اقلام دريافت شده تا زمان تحويل به مراجع تعيين شده يا ارجاع به مسئول مربوطه .
4-2-3- ارسال كليه نامه ها و بسته هاي تحويل شده به شركت يا اشخاص تعيين شده در زمان معين.
4-2-4- تحويل كليه مرسولات و بسته هاي پستي به دفاتر و ادارات پست وارائه رسيد مربوطه به مسئول تنخواه گردان پس از اخذ تائيد مدير اداري .
4-2-5- دريافت كليه چك ها اوراق بهادار وساير مدارك اعلام شده از سوي مديريت از اشخاص تعيين شده .
4-2-6- واگذاري چكها و وجوه نقد دريافت شده توسط امور اداري ، به بانك يا به ساير اشخاص اعلام شده .
4-2-7- ارتباط تلفني مستمر و منظم با مديرامور اداري يا سايرپرسنل (با توجه با نوع كار محول شده ) از خارج شركت .
4-2-8- مراجعه دوره اي به شعبه يا كارگزاري هاي سازمان تامين اجتماعي بمنظور تمديد يا صدور دفترچه هاي درمان يا ساير امور مرتبط بيمه كاركنان .
4-2-9- تحويل ليست و ساير مدارك مربوط به پرداخت حق بيمه ماهانه كاركنان شركت به سازمان تامين اجتماعي يا ساير سازمانهاي بيمه اي مرتبط با شركت ..
4-2-10- انجام امور اداري مرتبط با مديران ارشد شركت .
4-2-11- مراجعه به وزارت بازرگاني و ساير مراجع مرتبط جهت انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجي .
4-2-12- مراجعه به سازمانها و ادارات جهت پيگيري و انجام امور درخواست شده توسط واحد بازرگاني .
4-2-13- انجام ساير وظايفي كه در چهار چوب مسئوليتهاي تعيين شده محول ميگردد.
4-3- ارتباطات سازماني و جذب نيرو
4-3-1- مستقيم زير نظر مدير اداري و در غياب ايشان زير نظر مدير مالي يا جانشين وي انجام وظيفه مي نمايند .
4-3-2- ارتبـاط و همكاري با واحدهاي تابعه امورمالي وطرف حسابهاي شركت .
4-3-3- حداقل تحصيلات سوم راهنمايي با دوسال سابقه كار كارمفـيد .
8– مسئول اداري (كارگزيني)
1-8- خلاصه مسئوليتهـا و اخـتيارات
1-1-8- ايجاد و تكميل پرونده هاي پرسنلي.
2-1-8- امور بايگاني مكاتبات و مدارك پرسنلي .
3-1-8- پيگيري و اجراي طرح هاي انگيزشي و رفاهي مصوب مرتبط با كاركنان.
4-1-8- ايجاد ارتباط و تعامل با كاركنان بمنظور رفع مشكلات و نيازهاي آنها در چارچوب آئين نامه ها و رويه هاي موجود در سازمان.
5-1-8- انجام امور اداري مربوط به قطع همكاري پرسنل .
6-1-8- تهيه قراردادها ي كار جهت كاركنان و پيگيري تكميل آنها در زمان مقرر.
7-1-8- كليه امور مربوط به بيمه هاي شركت.
8-1-8- امور مربوط به آموزش كاركنان .
2-8- شرح وظايف
1-2-8- تشكيل پرونده جهت كليه كاركنان.
2-2-8- كنترل و تكميل مدارك اوليه پرسنلي جهت نگهداري در پرونده.
3-2-8- پيگيري رفع نواقص مدارك پرسنلي از كاركنان تا زمان رفع نقص.
4-2-8- پيگيري صدور كارت پرسنلي و ثبت نام كاركنان جديدالاستخدام در سيستم حضور و غياب.
5-2-8- ثبت كليه اطلاعات پرسنلي مورد نياز در سيستم پرسنلي.
6-2-8- اعلام شروع بكار يا خاتمه كار كاركنان به نگهباني و امور مالي و ساير مبادي ذينفع در اسرع وقت .
7-2-8- صدور برگه مرخصي جهت كاركنان پس از انجام كنترل هاي لازم برابر آئين نامه هاي مربوطه.
8-2-8- ثبت برگه هاي مرخصي در كاردكس و سيستم هاي پرسنلي و حضوروغياب.
9-2-8- كنترل حضور و غياب كاركنان و پيگيري نواقص ثبت ورود و خروج در سيستم حضور و غياب تا زمان تعيين تكيف نهايي و ثبت موارد در سيستم.
10-2-8- تهيه كليه گزارشات مورد نياز مقام مافوق از سيستم حضور و غياب و سيستم پرسنلي و تهيه گزارشات خاص بصورت دستي يا كامپيوتري بر حسب مورد.
11-2-8- تهيه پيش نويس كليه مكاتبات مرتبط با كاركنان پس از تكميل مدارك و مستندات مرتبط ، جهت ارائه به مدير اداري.
12-2-8- تهيه وتحويل كليه معرفي نامه ها و ساير مكاتبات پرسنلي مجاز ، به پرسنل ذيربط.
13-2-8- ابلاغ كليه دستور العمل ها و اطلاعيه هاي مرتبط با كاركنان و اطمينان از اطلاع كليه افراد ذينفع از مفاد آنها به نحو مقتضي .
14-2-8- نظارت مستمر بر حسن اجراي بخشنامه ها و رويه هاي پرسنلي شركت و اعلام بموقع محدوديتها و موانعي كه موجب عدم اجراي صحيح آنها مي گردد به مدير اداري .
15-2-8- انجام هماهنگي هاي لازم با كاركنان به منظور برگزاري جلسات عمومي و خاص اعلام شده از سوي مدير اداري.
16-2-8- پيگيري و اجراي كليه طرح هاي رفاهي و انگيزشي كاركنان كه از سوي مدير اداري بصورت مستمر يا دوره اي يا موردي اعلام مي گردد.
17-2-8- تهيه و تكميل فرم هاي تسويه حساب كاركناني كه با شركت قطع همكاري نموده اند و پيگيري تكميل آنها تا زمان ارائه به امور مالي .
18-2-8- مراجعه به ادارات كار،تامين اجتماعي و … به منظور حضور در جلسات يا تحويل و دريافت نامه ها و ابلاغيه ها.
19-2-8- دقت و مراقبت مستمر در نگهداري اسناد و مدارك و مكاتبات پرسنلي با رعايت اصل محرمانه بودن كليه اطلاعات پرسنلي
20-2-8- بايگاني كليه مكاتبات و مدارك پرسنلي در پرونده پرسنل ذيربط يا ساير پرونده ها براساس نظر مدير اداري.
21-2-8- تنظيم قرارداد هاي كار جهت پرسنل جديد الاستخدام و تمديد قرارداد با ساير پرسنل قبل ازانقضا مدت قرارداد قبلي، پس از اخذ تائيد و نظرات اصلاحي مدير اداري و پيگيري تا زمان امضاء قرارداد و ارجاع آن به امور اداري در اسرع وقت .
22-2-8- مراقبت و نگهداري اطلاعات سيستم هاي نرم افزاري تحويل گرفته شده و پيگيري جهت پشتيباني و رفع مشكلات احتمالي آنها از شركتهاي مربوطه .
23-2-8- ثبت نام واعلام ورود كاركنان جديدالاستخدام و افراد تحت تكفل آنها و اعلام خروج پرسنلي كه با شركت قطع همكاري نموده اند به شركت بيمه گر درمان تكميلي .
24-2-8- صدور معرفي نامه و دريافت و ارسال مدارك پزشكي كاركنان جهت دريافت خسارت يا معرفي به بيمارستان به شركت بيمه گر درمان تكميلي .
25-2-8- پيگيري ودريافت هزينه هاي درمان كاركنان از شركت بيمه گر درمان تكميلي و پرداخت وجه مربوطه به افراد ذينفع برابر آئين نامه.
26-2-8- پيگيري جهت صدور ساير بيمه نامه هاي مورد نياز شركت از طريق شركت بيمه طرف قرارداد .
27-2-8- پيگيري ، اطلاع رساني بموقع و ثبت نام و دوره هاي آموزشي مورد تائيد شركت جهت كاركنان .
28-2-8- انجام ساير وظايفي كه در چهار چوب مسئوليتهاي تعيين شده محول ميگردد.
6-3- ارتباطات سازماني و جذب نيرو
6-3-1- مستقيم زير نظر مدير اداري و در غياب ايشان زير نظر مدير عامل انجام وظيفه مي نمايند .
5-3-2- ارتبـاط و همكاري با واحدهاي تابعه وساير واحد هاي شركت .
5-3-3- ليسانس مرتبط با 2 سال سابقه كار يا فوق ديپلم با 3 سال سابقه كار يا ديپلم با 5 سال سابقه كار در زمينه امور اداري و كارگزيني .
9- مسئول خدمات (آبدارچي)
9-3- خلاصه مسئوليتهـا و اخـتيارات
9-3-1- نظافت روزانه اتاق ها وراهرو .
9-3-2- نظافت ميزها ، و اثاثيه اداري .
9-3-3- امور مربوط به ناهار كاركنان (گرم كردن غذا و شستشوي ظروف ) .
9-3-4- پذيرايي از مشتريان و ساير ميهمانان .
9-3-5- جابجا يي و حمل اثاثيه و لوازم داخل شركت .
9-3-6- كنترل و نظافت سرويس هاي بهداشتي .
9-2- شرح وظايف
9-2-1- انجام كليه امور محوله صرفا” بر اساس روشهاي مدون , آئيننامه ها , دستورالعملهاي تصويب شده و در صورت عدم دسترسي به روشهاي لازم در زمينه هاي مورد نظر يا تشخيص ضرورت تعديل روشهاي موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائي .
9-2-2- نگهداري وحفظ كليه اقلام تحويل شده مربوط به آبدارخانه .
9-2-2- تهيه چاي و سرو آن در ساعات تعيين شده بين كاركنان .
9-2-3- پذيرايي از ارباب رجوع ، مشتريان و سايرمراجعين به شركت به نحو مقتضي.
9-2-4- انجام نظافت بموقع كف ( كشيدن جارو و طي)، پنجره ها ، سرويس هاي بهداشتي و ساير نقاط شركت .
9-2-5- گردگيري و نظافت روزانه ميزها، تلفن، كامپيوتر وسايراثاثيه اداري موجود درشركت.
9-2-6- نظافت هفتگي تلفن ها، ليوان، بشقاب و ساير ظروف با مواد ضدعفوني كننده (الكل و وايتكس و… ).
9-2-7- نظافت دوره اي اثاثيه اداري موجود با مواد پاك كننده (آب و صابون وغيره ) .
9-2-8- تخليه سطل زباله داخل اتاق ها و انتقال روزانه زباله به خارج از شركت .
9-2-9- جابجايي اثاثيه و ماشين آلات اداري با هماهنگي مسئول مربوطه .
9-2-10- گرم كردن و آماده كردن ناهار كاركنان صرفا در زمانهاي مقررو شستشوي ظروف غذا پس از خاتمه زمان ناهار.
9-2-11- نگهداري و مواظبت ازگل ها و گلدانها.
9-2-12- باز كردن درب وآماده سازي واحدها قبل از شروع ساعت كار پرسنل و بستن درو خـاموش كردن چراغ ها پس از خاتمه ساعـت كار و خـروج كليه كاركنان از محل شركت .
9-2-13- كنترل شيرهاي آب و گاز وشوفاژدر زمان خروج از شركت.
9-2-14- انجام تعميرات جزيي ساختمان و اثاثيه شركت .
9-2-15- انجام خريدهاي محلي و جزيي وساير امور كاركنان با هماهنگي مدير اجرايي .
9-2-16- گزارش بموقع كمبودها و موجودي مايحتاج مصرفي مورد نياز (قند، چاي و …) به مسئول مستقيم .
9-2-17- انجام ساير وظايفي كه در چهار چوب مسئوليتهاي تعيين شده محول ميگردد.
9-3- ارتباطات سازماني و جذب نيرو
9-3-1- مستقيم زير نظر مديراجـرايي و در غياب ايشان زير نظر جانشين وي انجام وظيفه مي نمايند .
9-3-2- سيكل با دوسال سابقه كاريا ديپلم با يكسال سابقه كارمفـيد .
